Im heutigen wettbewerbsorientierten Handelsumfeld ist es entscheidend, effektive Systeme zu implementieren, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Ressourcen des Unternehmens besser zu nutzen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Implementierung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems, das den Handel und die Geschäftsabläufe des Unternehmens effektiv unterstützen kann.
Wir werden uns eingehend mit der Rolle eines ERP-Systems im Handel beschäftigen, einschließlich der Vorteile, die sie für Handelsunternehmen bieten können, sowie einiger bewährter Praktiken bei der Implementierung von einer ERP-Software im Handel. Ebenfalls werden wir einige der Herausforderungen diskutieren, die bei der Implementierung von einer ERP-Software im Handel auftreten können, und Möglichkeiten aufzeigen, wie diese Herausforderungen bewältigt werden können.
Was sind ERP-Systeme?
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Art von Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse und Unternehmensabläufe zu optimieren, automatisieren und zu integrieren.
Dazu gehören beispielsweise Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung, Produktionsplanung und -steuerung, das Personalwesen sowie Kundenbeziehungsmanagement.
Mithilfe dieser Systeme ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, Ihre Daten zentral zu speichern und zu verwalten, was die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens deutlich erleichtert.
Moderne ERP-Systeme sind in der Regel besser als ältere Systeme, weil sie über eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten verfügen, die ältere Systeme nicht haben. Durch die Verwendung neuer Technologien wie der künstlichen Intelligenz sind moderne ERP-Systeme in der Regel flexibler und anpassungsfähiger als ältere Systeme.
Sie können unkompliziert an sich verändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, ohne dass es dabei zu großen Problemen oder Kosten kommt. Ein weiterer Vorteil moderner ERP-Systeme ist die Möglichkeit, sie in die Cloud zu migrieren, was die Wartung und den Support vereinfacht
Was sind Handelsunternehmen?
Ein Handelsunternehmen ist ein Unternehmen, das Waren und Dienstleistungen an Kunden verkauft, die nicht direkt mit der Herstellung der verkauften Produkte oder der Erbringung der Dienstleistungen zu tun haben. Somit kaufen Handelsunternehmen normalerweise Produkte von Herstellern, Großhändlern oder anderen Lieferanten und verkauft diese an Endkunden oder andere Unternehmen weiter. Das bedeutet, dass ein Handelsunternehmen in der Regel keine Produkte selbst herstellt, sondern sich auf den Verkauf und die Distribution von Produkten konzentriert.
Es gibt verschiedene Arten von Handelsunternehmen, die sich auf verschiedene Branchen und Vertriebskanäle spezialisiert haben. Einige Beispiele für Handelsunternehmen sind:
Einzelhändler:
Einzelhändler verkaufen Produkte direkt an Endkunden in ihren Läden, Online-Shops oder anderen Vertriebskanälen. Beispiele für Einzelhändler sind Supermärkte, Bekleidungsgeschäfte, Elektronikgeschäfte und Möbelhäuser.
Großhändler:
Großhändler kaufen Produkte in großen Mengen von Herstellern oder anderen Lieferanten und verkaufen sie an Einzelhändler oder andere Unternehmen weiter. Sie sind oft auf spezielle Branchen oder Produktkategorien spezialisiert.
Distributoren:
Distributoren kaufen Produkte von Herstellern und liefern sie an Einzelhändler oder andere Unternehmen weiter. Oft sind sie auf bestimmte geografische Gebiete oder Branchen spezialisiert.
Online-Händler:
Online-Händler verkaufen Produkte über das Internet an Endkunden oder andere Unternehmen. Diese können entweder eigenständige Unternehmen sein oder Teil eines größeren Einzelhandelsunternehmens.
Womit kann ein ERP-System im Handel unterstützen?
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) kann im Handel eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen, darunter:
Bestell- und Liefermanagement: Bestellungen von Kunden verwalten und automatisch Bestellungen an Lieferanten senden.
Lagerverwaltung: Bestände und Lagerbewegungen überwachen und automatisch Bestellungen für fehlende Produkte aufgeben.
Finanzmanagement: Finanzprozesse wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und Steuerabrechnungen automatisieren.
Kunden- und Lieferantenmanagement: Kundendaten wie Bestellhistorien und Kontaktdaten sowie Lieferanteninformationen zentral verwalten.
Vertriebsmanagement: Verkaufsprozesse wie Angebots- und Auftragsmanagement, sowie Kundenbeziehungsmanagement automatisieren.
Analyse und Reporting: Echtzeitdaten für Bestände, Bestellungen und Umsatz bereitstellen, um Trends und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
Personalmanagement: Personalprozesse wie Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Urlaubsplanung automatisieren.
E-Commerce-Integration: Online-Shop-Plattformen und Marktplätze integrieren und automatisieren.
Business Intelligence: Analysen und Prognosen zur Unterstützung von strategischen Entscheidungen und Maßnahmen bereitstellen.
Schnittstellenmanagement: Integration mit anderen Systemen wie Warenwirtschaftssystemen oder CRM-Systemen sicherstellen.
Diese Liste ist nicht abschließend und es können je nach Unternehmen und Branche noch weitere Funktionen und Aufgaben hinzukommen.
CRM-Systeme im Handel
CRM steht für Customer Relationship Management und ist ein System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Es umfasst die Strategien, Prozesse und Technologien, die Unternehmen nutzen, um Kundeninteraktionen und -daten zu erfassen, analysieren und nutzen, um Beziehungen zu Kunden zu verbessern und Geschäftsmöglichkeiten zu generieren.
Diese Systeme bilden einen wichtigen Bestandteil von ERP-Softwares im Handel, da es dabei unterstützt, Kunden besser zu verstehen und ihre Bedürfnisse und Vorlieben zu berücksichtigen. Mit einer integrierten CRM-Lösung können Unternehmen alle Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden zentral verwalten und analysieren. Dadurch können Unternehmen schnell auf Kundenanfragen reagieren und personalisierte Angebote und Empfehlungen machen, die den Bedürfnissen des Kunden entsprechen.
Des Weiteren können CRM-Systeme auch eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten bieten, wie beispielsweise Kampagnenmanagement und Lead-Generierung. Dies ermöglicht Unternehmen, gezielte Marketing- und Vertriebsstrategien zu entwickeln und Kunden auf der Basis ihrer Interaktionen mit dem Unternehmen gezielt anzusprechen.
Omnichannel
Omnichannel ist ein Vertriebsmodell, bei dem Kunden über verschiedene Vertriebskanäle hinweg konsistent und nahtlos bedient werden. Dies bedeutet, dass Kunden in der Lage sind, Produkte über verschiedene Kanäle wie Online-Shops, stationäre Läden, Mobil-Apps oder Social-Media-Plattformen zu kaufen und dabei eine einheitliche Markenerfahrung zu erleben.
Daher ist es ein wichtiger Bestandteil von ERP-Systemen im Handel, da es den Unternehmen ermöglicht, Kunden auf allen Kanälen zu bedienen und dabei eine konsistente Kundenerfahrung zu gewährleisten. Durch Omnichannel können Unternehmen ihre Reichweite und Präsenz auf verschiedenen Kanälen erhöhen und Kunden an den Touchpoints abholen, an denen sie sich am wohlsten fühlen.
Ein integriertes ERP-System kann helfen, die Daten und Bestände auf allen Kanälen in Echtzeit zu synchronisieren, was dazu beiträgt, dass Kunden auf jeder Plattform Zugang zu denselben Informationen und Angeboten haben. Dadurch können Unternehmen die Kundenzufriedenheit erhöhen und den Umsatz steigern.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von Omnichannel ist die Möglichkeit, Kundenanalysen durchzuführen. Mit einem ERP-System können Unternehmen die Kundeninteraktionen und -daten zentral verwalten und analysieren. Dadurch können sie Einblicke gewinnen, welche Kanäle und Interaktionen am effektivsten sind, um Kunden zu binden und zu konvertieren.
Warehouse Management
Warehouse Management (dt. Lagerverwaltung) bezieht sich auf die Verwaltung von Lagerbeständen, Lagerung von Waren und Prozesse im Zusammenhang mit dem Ein- und Ausgang von Waren in einem Lager oder Distributionszentrum.
Die Lagerverwaltung hilft Unternehmen dabei, Bestände in Echtzeit zu verwalten, Kosten zu senken und die Effizienz von Lagerprozessen zu verbessern. Ein gut konzipiertes Warehouse Management-System trägt dazu bei, dass Waren schnell und effektiv von einem Lager zu einem anderen bewegt werden und eine hohe Genauigkeit bei der Inventarverwaltung aufrechterhalten wird.
Eine integrierte Warehouse Management-Lösung kann auch helfen, die Lagerverwaltung mit anderen Geschäftsprozessen im Unternehmen zu synchronisieren, wie beispielsweise der Beschaffung, dem Verkauf und der Fertigung. Durch die Integration dieser Prozesse können Unternehmen die Lieferkettenoptimierung verbessern und Engpässe bei der Bestandsverwaltung und Warenbewegungen minimieren.
Ein weiterer Vorteil von Warehouse Management-Lösungen in ERP-Systemen ist die Möglichkeit, die Produktivität von Lagermitarbeitern zu steigern. Mit automatisierten Workflows und Lagerprozessen können Mitarbeiter ihre Zeit effektiver nutzen und die Arbeitsbelastung reduzieren. Dadurch können Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation verbessern und gleichzeitig die Kosten reduzieren.
Datensicherheit und Compliance im ERP-System: Ein Schlüsselaspekt im Handel
Während ERP-Systeme zweifellos viele Vorteile bieten, dürfen wir die damit einhergehenden Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit und Compliance nicht außer Acht lassen. Datensicherheit ist in der heutigen digitalen Welt von größter Bedeutung. Für Unternehmen im Handel, die ERP-Systeme nutzen, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass ihre sensiblen Geschäftsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die in ERP-Systemen gespeicherten Daten umfassen oft Kundeninformationen, Finanzdaten, Bestellungen und Lieferketteninformationen, die für den reibungslosen Betrieb des Geschäfts von entscheidender Bedeutung sind.
Um die Datensicherheit in einem ERP-System zu gewährleisten, sollten Unternehmen mehrere bewährte Sicherheitspraktiken implementieren. Dazu gehören:
- Zugriffskontrolle: Eine Zugriffskontrolle stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Daten zugreifen können. Dies kann durch die Vergabe von Berechtigungen und Rollen innerhalb des ERP-Systems erreicht werden.
- Verschlüsselung: Alle sensiblen Daten, die in einem ERP-System gespeichert oder übertragen werden, sollten verschlüsselt sein. Dies schützt die Daten vor Diebstahl oder Abfangen während der Übertragung.
- Regelmäßige Audits: Unternehmen sollten regelmäßig Sicherheitsaudits durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Dies kann dazu beitragen, Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu schließen.
- Schulung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter sollten in Sicherheitsbewusstsein geschult werden, um Phishing-Angriffen und anderen sozialen Engineering-Taktiken vorzubeugen. Oft sind menschliche Fehler die Hauptursache für Sicherheitsverletzungen.
- Aktualisierung und Patching: ERP-Anbieter veröffentlichen regelmäßig Updates und Patches, um Sicherheitslücken zu beheben. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ihre ERP-Systeme stets auf dem neuesten Stand halten.
- Notfallwiederherstellungsplan: Ein gut durchdachter Notfallwiederherstellungsplan ist unerlässlich, um im Falle eines Sicherheitsvorfalls schnell reagieren und den Schaden minimieren zu können.
Die Einhaltung dieser Sicherheitspraktiken ist nicht nur wichtig, um Daten vor Cyberangriffen zu schützen, sondern auch, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Compliance-Anforderungen im Handel
Der Handel unterliegt einer Vielzahl von Vorschriften und Compliance-Anforderungen, die je nach Region und Branche variieren können. Diese Vorschriften zielen darauf ab, den Schutz von Verbrauchern, die Integrität von Finanzdaten und den fairen Wettbewerb sicherzustellen. Im Kontext von ERP-Systemen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme die geltenden Compliance-Anforderungen erfüllen. Hier sind einige wichtige Compliance-Bereiche im Handel:
- Datenschutz: Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und ähnliche Gesetze weltweit verlangen, dass Unternehmen sicherstellen, dass personenbezogene Daten angemessen geschützt werden. Dies betrifft insbesondere den Handel, da hier oft umfangreiche Kundendaten gesammelt werden.
- Finanzberichterstattung: Unternehmen im Handel müssen genaue und transparente Finanzberichte erstellen und vorlegen. Dies ist notwendig, um das Vertrauen der Investoren und der Öffentlichkeit zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.
- Steuerliche Compliance: Die Steuergesetze variieren von Land zu Land und können im Handel komplex sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ERP-Systeme in der Lage sind, die erforderlichen steuerlichen Informationen korrekt zu verarbeiten und Berichte für Steuerzwecke zu generieren.
- Produktsicherheit: Im Handel müssen Produkte häufig bestimmten Sicherheitsstandards entsprechen. Dies betrifft insbesondere Branchen wie Lebensmittel und Elektronik. ERP-Systeme können verwendet werden, um den Lebenszyklus von Produkten zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie den vorgeschriebenen Standards entsprechen.
- Lager- und Logistikvorschriften: Der Handel erfordert oft komplexe Lager- und Logistikprozesse. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ERP-Systeme die geltenden Vorschriften und Best Practices in Bezug auf Lagerung, Transport und Lieferung einhalten.
Die Nichteinhaltung dieser Compliance-Anforderungen kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, einschließlich Geldstrafen und rechtlicher Haftung. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre ERP-Systeme so konfiguriert sind, dass sie diese Anforderungen erfüllen.
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