Zeiterfassung

[im-tom]

Hallo Allerseits,
wir klopfen zur Zeit ab, ob AvERP in unserer Firma eingesetzt werden soll oder nicht. Das Handbuch haben wir schon bestellt, aber nun habe
ich schon eine Frage vorab. Wir beschäftigen externe Mitarbeiter, die eine bestimmte Anzahl an Stunden bei unseren Kunden dienstleisten. Diese Stunden sollen von den Mitarbeitern selbst in AvERP eingepflegt werden können.
Die Informationen, die gespeichert werden sollten, sind: Welcher Mitarbeiter hat bei welchem Kunden an welchem Tag wieviele Stunden was gemacht?
Ist dies über die Zeiterfassung möglich bzw. welche anderen Möglichkeiten bietet das Programm für diese Aufgabenstellung?
Viele Grüße
Tom

[SYN12]

Hallo.

wenn es allein, um die Rückerfassung der Zeiten und Arbeiten geht, würden wir die Projektverwaltung in AvERP empfehlen. Für jeden Kunden, könnte z.B. ein Monatsprojekt angelegt werden und jeder Mitarbeiter kann in den Projektpositionen hinterlgen, wann er was gemacht hat. Monatsprojekt kann am Monatsende auch an die Auftragsverwaltung übergeben und mit dem Kunden verrechnet werden.

Wenn die Vor- und Nachkalkulation, sowie die Materialwirtschaft berücksichtigt werden soll (in Zusammenhang mit einem Projekt), empfehlen wir die Verwendung von Fertigungsaufträgen bzw. Projektaufträgen. Hier können Arbeitsschritte, Zeiten und Materialien erfasst werden.

Die Projektverwaltung scheint für diesen Zweck allerdings vollkommen ausreichend zu sein.

[im-tom]

Hallo,
die Lösung über die Projektverwaltung ist nicht geeignet, da der jeweilige Mitarbeiter täglich andere Kunden anfährt und "bedienstleistet".

Es geht darum, zu dokumentieren, wieviel Stunden an welchem Tag bei welchem Kunden getätigt wurden und was genau bei Kunden gemacht wurde.
Was beim Kunden gemacht wurde, sollte über den Kunden zu finden sein, da man sich ja vor zukünftigen Terminen bei einem Kunden informieren möchte, was so alles im Vorfeld gelaufen ist.
Die Zeit, die der externe Mitarbeiter für unsere Firma tätig war, sollte mit Bezug auf den Mitarbeiter nachgehalten werden können, damit man monatsweise die Stunden prüfen und auszahlen kann.

Kurz: Einerseits möchten wir eine Art Kundenakte pflegen, in der die Termine mit Datum, Zeit und was gemacht wurde gespeichert wird, andererseits möchten wir ein auf den einzelnen Mitarbeiter bezogenes Zeitkonto führen, wo nur erfasst wird, an welchem Tag bei welchem Kunden wieviele Stunden getätigt wurden (evtl. mit Anfahrtsdaten).

Sehen Sie eine Möglichkeit, dies mit AvERP zu realisieren?

Viele Grüße
Tom

[admin]

Ich würde auch die Projektverwaltung empfehlen. Diese könnte man noch besser mit dem Kundenstamm verbinden. Dann würde man genau das erreichen, was hier vorgeschlagen wird.

[im-tom]

Hallo, die hier geschilderten Lösungsansätze sind so nicht für Dienstleistungsunternehmen praktikabel.
Dennoch mal in der Praxis durchgedacht:
Wir haben ca. 1500 feste Kunden, von denen Dienstleistungen je nach Bedarf bei uns abgefragt werden, allerdings nicht regelmäßig, auch nicht jeden Monat. Sollen wir nun jeden Monat (so war der Vorschlag) für jeden Kunden (=12 mal 1500) Projekte anlegen, in denen dann der jeweilige Mitarbeiter seine Stunden einträgt? Wenn nein, dann sollen die Projekte nur nach Bedarf angelegt werden. Soll das der Mitarbeiter machen, der die Dienstleistung erbringt? Soll das die Einsatzleitung machen?
Da sehe ich schon viel unnötige Arbeit auf uns zukommen, wollen wir das mit AvERP realisieren.
Im Moment läuft es ohne EDV folgendermaßen:
Der Mitarbeiter schreibt einen Stundenzettel beim Kunden, auf dem steht, was wie lange bei welchem Kunden gemacht wurde und welches Material verbraucht wurde. Dieser Stundenzettel wandert dann zu uns und wird in den Sammelordner für den entsprechenden Mitarbeiter abgeheftet und von der Buchhaltung dem Kunden berechnet. Der Mitarbeiter wird danach entsprechend bezahlt.
Diesen Arbeitsablauf möchten wir in AvERP integrieren. D. h. der Mitarbeiter loggt sich ein, öffnet sein "Arbeitsblatt" , gibt den Kunden, die Zeit, die Artikel usw. ein und fertig. Die ggfls. verbrauchten Artikel sollten dann aus dem Lager gebucht werden und dem Kunden zugebucht werden.
Das Ganze soll dann auch noch einfach im Handling sein.

Vieleicht gibt's ja doch noch 'ne bessere Lösung als die Projektlösung.

MfG
Tom

[miboe]

Hallo,

Ich bin auch nur Anwender, aber für das beschriebene Problem fallen mir sofort die ganz normalen Kundenaufträge ein ...

Mal schauen:

Der Benutzer ist am System angemeldet mit seinem eigenen Namen.

Er legt nun wenn er vom Kunde zurück kommt, einen "Kundenauftrag" unter "Verkauf" an, wo er dann zunächst mal in der Kopfmaske den Kunden auswählt, die Auftragsart vergibt, Liefer- und Rechnugnsadresse des Kunden auswählen kann (wenn voneinander abweichend) und auf dem er auf dem zweiten Tab der Maske automatisch als Sachbearbeiter eingetragen wird.

Dann geht er in die Auftragspositionen, wo er
* verbrauchtes Material mit seiner Stückzahl einzeln eintragen kann, wobei er auf den Artikelstamm zugreift
* die geleisteten Arbeiten ebenfalls als Auftragspositionen einträgt, wobei er ebenfalls auf den Artikelstamm zugreift, dabei aber halt "Dienstleistungsartikel" verwendet, die anstatt in "Stück" in Stunden abgerechnet werden

Sobald dann aus diesem Kundenauftrag der Lieferschein gedruckt wird, wird das Material, das keine Dienstleistung ist vom Lager abgebucht, und die Rechnung für den Kunden kann man auch gleich aus dem Auftrag erzeugen.

Die Abrechnung mit dem Mitarbeiter ist dann "nur" noch ein Problem, eine passende Query in den Statistiken zu schreiben.


Das müßte, soweit ich es verstanden habe, doch Ihrer Vorgehensweise entsprechen?

Gruß
Michael

[im-tom]

Hallo Michael,
deine Lösung kommt unseren Wünschen schon sehr nah. Vielen Dank, das Du uns Anfängern in Sachen AvERP unter die Arme gegriffen hast. Es wird wohl noch ein Weilchen dauern, bis wir uns die Programm-Logik verinnerlicht haben...

Eins ist uns noch nicht klar: Wo gibt der Mitarbeiter ein, was er beim Kunden gemacht hat? (Da sich der Text stets ändert, scheiden ja Textbausteine aus.)

Viele Grüße
Tom

[miboe]

Hallo Tom,

also die einzelnen Bestandteile des Kundenauftrages sind die Auftragspositionen (siehe Unterprogramme in der Maske "Angebot/Auftrag"). Beim Material ist das überschaubar, weil man normalerweise ja eine feste Anzahl bekannter Artikel hat, die man im Artikelstamm einfach verwalten kann.

Bei den beim Kunden verrichteten Arbeiten hängt es davon ab, in wie weit sich das bei euch in ein "Schema pressen läßt", will sagen: lassen sich die von euren Mitarbeitern verrichteten Arbeiten in einige klare Begriffe fassen, welche sich dann im Artikelstamm wie auch das Material verwalten lassen, wo allerdings halt das Schlüsselfeld "Dienstleistung" auf JA steht. Wenn dem so ist, dann lassen sich die Arbeiten als "normale" Auftragspositionen erfassen, deren Anzahl halt in Stunden gemessen wird.

Wenn dem nicht so ist, würde sich folgender Ausweg anbieten:
Ihr legt einen einzelnen Diensteistungsartikel "Technikerstunde" an, der dann den ensprechenden Stundensatz als Preis hat und der in Stunden abgerechnet wird. Jeder Mitarbeiter setzt dann zusätzlich zum Material diese eine Dienstleistung mit den abgerechneten Stunden auf den Auftrag. Das ließe sich sogar automatisieren, sodaß Averp die Position anlegt und der Mitarbeiter nur noch die Zeit dazu schreibt. Zu dieser Auftragsposition kann mann dann im Unterpgramm einen freien Text eingeben, der auf Lieferscheinen / Rechnungen etc. mit ausgedruckt und somit auch für die Mitarbeiterabrechnung verwendet werden kann. Wenn ihr Mitarbeiter mit unterschiedlichen Stundensätzen an die Kunden berechnet, dann einfach pro Stundensatz einen Artikel als Dienstleistung anlegen.

Viel Spaß noch beim Ausprobieren
Michael