Die wichtigsten ERP-Funktionen im Überblick
Produktion
Mittels einer ERP-Software können verschiedene Funktionen für die Produktionsplanung und Steuerung von Produktionsprozessen bereitgestellt werden.
PPS stellt dabei weiterhin einen zentralen Kern eines jeden Industrieunternehmens dar. PPS-Module ermöglichen dabei unter anderem eine effiziente Just-in-time Produktion.
Warenwirtschaft und Materialwirtschaft
Waren- und Materialwirtschaft werden im deutschsprachigen Raum oftmals als Synonyme verwendet. Zwar bezeichnen beide Begriffe buchstäblich denselben Vorgang, jedoch ist auch hierbei streng genommen eine Differenzierung vorzunehmen.
Während die Warenwirtschaft sich vor allem auf den Bereich des Handelns bezieht, liegt der Schwerpunkt der Materialwirtschaft hingegen vorrangig auf das produzierende Unternehmen.
Moderne ERP-Software beinhalten auch heute noch verschiedene Funktionen zu den beiden Bereichen. Hierzu zählen unter anderem:
- Stammdatenverwaltung
- Stücklisten
- Produktmanagement
Grundsätzlich gilt, dass sich heutzutage alle Prozesse der Material und Warenwirtschaft mittels ERP-Softwaremodule durchführen lassen.
Dokumentenmanagementsystem /DMS
Unter anderem ist es mittels moderner ERP Systeme auch möglich, sogenannte Dokumentenmanagementsysteme zu nutzen.
Diese Funktion ermöglicht es, jegliche interne Prozesse bezüglich des Dokumentenmanagements digital per Software zu steuern und zu verwalten. Weitere Funktionen, wie beispielsweise Volltextsuche, vereinfachen dabei unternehmensinterne Prozesse massiv, sodass zeitliche Ressourcen eingespart werden.
Customer Relationship Management/ CRM
Das Customer Relationship Management, auch abgekürzt CRM genannt, wird im deutschsprachigen Raum als Kundenpflege oder auch Kundenbeziehungsmanagement verstanden.
Hierbei lässt sich das Customer Relationship Management vor allem in zwei Teilfunktionen unterteilen:
Zum einen trägt das Customer Relationship Management dazu bei, einen gezielten Fokus auf die Kundschaft zu legen.
Zum anderen geht es dabei jedoch auch um die strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse untereinander.
Marketing
Durch CRM-Software lassen sich verschiedene Prozesse des Kampagnenmanagements eines Unternehmens steuern, sodass ERP-Softwaresysteme auch im Bereich des Marketings eingesetzt werden können.
Auch kann mittels moderner Funktionen innerhalb des ERP-Systems gemessen werden, wie erfolgreich eine bestimmte Kampagne war. Über entsprechende Analysefunktionen, können Sie somit wertvolle Erkenntnisse über die Interessen Ihrer Kunden gewinnen.
Funktion im Vertriebsbereich
Durch automatisierte Kontakthistorien haben Mitarbeitende des Vertriebs zu jeder Zeit einen Überblick über die Art und Weise sowie den Zeitpunkt der letzten Interaktion mit bestimmten Kunden.
Auch lassen sich über das integrierte Dokumentenmanagement System auch stets die aktuellen Verträge und relevanten Informationen aufrufen und bei Bedarf problemlos ändern.
Durch ein integriertes Lead-Management innerhalb der ERP-Software haben Vertriebler des Weiteren die Möglichkeit, mittels entsprechender Analysefunktion vielversprechende Leads zu identifizieren und diese gezielt zu kontaktieren.
Projektmanagement
Ein Großteil aller Unternehmen arbeitet heutzutage projektbasiert. Um den hohen Anforderungen gerecht werden zu werden, verfügen viele Betriebe inzwischen über integrierte Projektmanagement-Softwares. Je nach Art des Betriebes können dabei unterschiedliche ERP-Softwares zu Einsatz kommen:
- Project Collaboration Systeme
- Enterprise Project Management Systeme
- Multi Project Management Systeme
- Single Project Management Systeme
Die Funktionen bezüglich des Projektmanagements beziehen sich des Weiteren auch auf Teilbereiche der Prozessorientierung, der Planungsorientierung, der Ressourcenorientierung sowie der Serviceorientierung.
All diese Teilfunktionen können mittels Customizing je nach Bedarf des Unternehmens entsprechend administriert werden.
Betriebliche Funktion der Beschaffung
Bei der Beschaffungsfunktion des ERP-Software Systems liegt der Fokus allen voran auf der bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Versorgung des Unternehmens mit Waren.
Dieser Vorgang kann durch ERP-Funktionen entsprechend automatisiert werden, sodass Ihr Unternehmen langfristig an wertvollen zeitlichen und personellen Ressourcen sparen kann.
Funktionen im Personalwesen
Unabhängig von der Art des Unternehmens ist das Personalwesen ein Bereich, die in allen Unternehmensbranchen von großer Bedeutung ist.
Die zentrale Aufgabe der Personalabteilung, auch Human Resource Management genannt, liegt in der Betreuung und Koordination des Personals.
Heutzutage können moderne ERP-Softwaresysteme vielfältig im Personalwesen eingesetzt werden. Durch die Funktion von digitalen Arbeitszeitplänen haben Personaler die Übersicht über jegliche Zeit- und Einsatzpläne des Personals und können entsprechende Änderungen vornehmen. Die Mitarbeiter werden dabei ohne Weiteres über das ERP-System über jegliche Änderung informiert.
Finanz- und Rechnungswesen
Die Finanz- und Rechnungswesen Abteilung nimmt in jedem Unternehmen eine wichtige Position für den betriebswirtschaftlichen Erfolg des Betriebes ein.
Mittels verschiedener Funktionen im ERP-System lassen sich folglich auch in diesem Bereich bestimmte Prozesse und Vorgänge vereinfachen und effektiver gestalten.
Grundlegend muss hierbei zunächst zwischen internem und externem Finanz- und Rechnungswesen unterschieden werden. Das Rechnungswesen im internen Bereich wird oftmals auch mit dem Begriff des Controllings gleichgesetzt.
Im Bereich der internen Ebene werden wichtige Kennzahlen ermittelt, die innerhalb des Unternehmens oftmals als zentraler Punkt für strategische Entscheidungen dienen.
Auf externer Ebene wird wiederum der Fokus vermehrt in der Finanzbuchhaltung– hierbei werden vor allem die Bilanzen des Unternehmens aufgetragen und nach Außen vorgestellt.
Ein Großteil der Unternehmen setzt im Bereich des externen und internen Rechnungs- und Finanzwesen auf separate Tools. Mit der Nutzung eines ganzheitlichen ERP Softwaresystem werden jedoch Brüche zwischen den einzelnen Bereichen vermieden, sodass der Gesamtprozess im Allgemeinen effizienter und flexibler gestaltet werden kann.
Datenschutz
In Bezug auf Datenschutz setzen moderne ERP-Systeme auf verschiedene Funktionen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit sensibler Daten zu gewährleisten. Eine zentrale Maßnahme ist dabei die Verwendung leistungsfähiger Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass Daten während der Übertragung und im Ruhezustand geschützt sind. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf Daten und Informationen zugreifen können.
Ein weiterer zentraler Aspekt ist die präzise Zugriffskontrolle. Moderne ERP-Systeme implementieren effektive Berechtigungsmanagement-Funktionen, um sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlich sind. Durch die Umsetzung von Rollen-basierten Zugriffsrechten wird der Zugang zu sensiblen Informationen streng reguliert.
Zusätzlich zur Zugriffskontrolle bieten moderne ERP-Systeme Funktionen wie Audit-Trails und Protokollierung, um sämtliche Aktivitäten im System aufzuzeichnen. Diese lückenlose Überwachung von Datenzugriffen und -änderungen ist nicht nur entscheidend für die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, sondern dient auch der Erfüllung von Compliance-Anforderungen.
Qualitätsmanagement
Die Möglichkeit des Qualitätsmanagement ist eine weitere bedeutende ERP-Funktion.Durch die Integration von Qualitätsmanagement-Modulen ermöglichen ERP-Systeme Unternehmen, Qualitätsstandards effektiv zu überwachen und sicherzustellen.
Dies beinhaltet die Verfolgung von Produktionsqualität, die Einhaltung von branchenspezifischen Standards sowie die Durchführung von Qualitätsprüfungen während des gesamten Produktlebenszyklus. Durch die systematische Erfassung und Auswertung von Qualitätsdaten können Unternehmen mögliche Mängel frühzeitig identifizieren und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um die Produktqualität zu verbessern.
Zudem bietet das Qualitätsmanagement in ERP-Systemen oft Funktionen wie Rückverfolgbarkeit, Chargenverwaltung und Dokumentation von Qualitätsprüfungen. Diese Aspekte sind besonders wichtig in Branchen, in denen die Einhaltung hoher Qualitätsstandards entscheidend ist, wie beispielsweise in der Lebensmittel- oder Pharmaindustrie.
Nachhaltigkeitsmanagement in modernen ERP-Systemen
Die Bedeutung von Nachhaltigkeit nimmt in all unseren Lebens- und Arbeitsbereichen stetig zu. Das Nachhaltigkeitsmanagement in modernen ERP-Systemen spielt damit eine entscheidende Rolle bei der Ausrichtung von Unternehmen auf ökologische, soziale und ökonomische Nachhaltigkeitsziele.
Eiin entscheidender Bereich, in dem ERP-Systeme nachhaltiges Handeln unterstützen, ist das Ressourcenmanagement. Durch die genaue Überwachung und Verwaltung von Ressourcen wie Energie, Wasser und Rohstoffen ermöglicht das ERP-System Ihrem Unternehmen nicht nur eine Kostenreduktion, sondern trägt auch zur Minimierung des ökologischen Fußabdrucks bei.
Abfallmanagement-Funktionen in ERP-Systemen ermöglichen Ihrem Unternehmen eine präzise Überwachung und Analyse von Abfallströmen. Dies bildet die Grundlage für effektive Strategien zur Abfallreduzierung und zum Recycling, wodurch Unternehmen ihre ökologische Verantwortung weiter stärken können.
Die Integration von Nachhaltigkeitsmanagement in ERP-Systeme geht über die ökologische Verantwortung hinaus und beeinflusst die Wettbewerbsfähigkeit.
Kunden und Partner sehen Nachhaltigkeit zunehmend als wichtigen Faktor bei der Wahl von Geschäftspartnern. Demnach unterstützt das Nachhaltigkeitsmanagement im ERP-System nicht nur dabei, dass Ihr Unternehmen seine Nachhaltigkeitsziele erreicht, sondern auch, dass es nachhaltig Wettbewerbsvorteile erlangt.
Supply Chain Management (SCM)
Die Einbindung des Supply Chain Managements (SCM) in ERP-Systeme eröffnet Unternehmen eine neue Dimension der Effizienz und Effektivität in der Steuerung ihrer Lieferketten. ERP-Systeme dienen als das Rückgrat moderner Unternehmen, indem sie eine umfassende Kontrolle über sämtliche Geschäftsprozesse ermöglichen – von der Umwandlung von Rohstoffen in Endprodukte bis hin zur Zustellung dieser Produkte an die Endkunden. Sie decken eine breite Palette an Schlüsselfunktionen ab, darunter die Planung, Beschaffung, Produktion, das Bestands- und Lagermanagement sowie die Auftragsbearbeitung. Diese Funktionen bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse nahtlos zu koordinieren, zu vereinfachen und zu automatisieren. Dadurch können sie nicht nur die Bedürfnisse ihrer Kunden zuverlässig erfüllen, sondern auch ihre Betriebskosten signifikant reduzieren.
Ein zentraler Aspekt dieser Systemintegration ist die Zusammenführung aller Geschäftsdaten in einer einzigen Datenbank. Diese zentrale Datenhaltung gewährt Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Lieferkettenaktivitäten, Finanzen und weitere kritische Informationen. Die verbesserte Informationsverfügbarkeit fördert die Zusammenarbeit innerhalb der Teams und steigert die gesamte Effizienz. So können beispielsweise Einkaufsmanager durch den Zugriff auf präzise Daten bezüglich Lieferantenvereinbarungen, Kapazitäten und Kundennachfragen die Beschaffung optimieren, die Produktion steigern und gleichzeitig die Kosten kontrollieren.
Die Vorteile, die ERP-Systeme im Bereich des SCM mit sich bringen, sind vielfältig: eine gesteigerte Effizienz durch die Automatisierung von Lieferkettenprozessen, eine erhöhte Kundenzufriedenheit durch verbesserte Planung und präzisere Lieferprognosen, eine Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine Reduktion der Gemein- und Betriebskosten, weniger IT-Schwierigkeiten durch eine vereinfachte Integration verschiedener Systeme, flexible Lösungen für die Lieferkette durch Einsatz von prädiktiver Analytik und Szenarienplanung sowie die Vermeidung von Produktions- und Lieferengpässen.
E-Commerce Integration
Die Verschmelzung von E-Commerce mit ERP-Systemen markiert einen Wendepunkt für Firmen, die darauf abzielen, ihre digitalen Vertriebswege nahtlos in die internen Betriebsabläufe zu integrieren. Diese fortschrittliche Verbindung ermöglicht es den Unternehmen, Verkaufsaktivitäten in Echtzeit zu erfassen, Lagerbestände automatisch zu synchronisieren, Kundenaufträge geschickt zu steuern und das Einkaufserlebnis der Kunden signifikant zu bereichern. Mit der zentralen Steuerung beider Datenwelten sichern sich Unternehmen eine stets aktuelle und einheitliche Übersicht über Produktverfügbarkeiten, Preisgestaltungen und Kundendetails.
Die Integration geht noch einen Schritt weiter, indem sie die Automatisierung zentraler Prozesse wie Auftragsabwicklung, Fakturierung und Lieferlogistik erleichtert. Das minimiert nicht nur die Notwendigkeit manueller Eingriffe, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern. Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Ablauf von Bestellungen, der zu erhöhter Kundenzufriedenheit und Loyalität führt. Ein besonderes Highlight ist die Unterstützung ausgeklügelter Funktionen wie maßgeschneiderte Empfehlungen für Kunden, basierend auf deren bisherigen Käufen und Verhaltensmustern, die eine effiziente Strategie für Zusatzverkäufe und Aufwertungen ermöglichen.
Ein weiteres Kernstück der E-Commerce-Integration in ERP-Systeme ist die Generierung detaillierter Analysen und Berichte, die tiefgreifende Einsichten in das Kundenverhalten, Verkaufsdynamiken und Lagerzustände bieten. Diese wertvollen Informationen sind unerlässlich für die strategische Ausrichtung und Entscheidungsfindung, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben und auf Marktveränderungen zu reagieren. Zudem fördert die Integration eine engere Verzahnung der Abteilungen, indem sie einen zentralen Zugriff auf Daten über Verkäufe, Kundeninteraktionen und Bestandsführung ermöglicht, was wiederum die interne Kommunikation und Koordination verbessert.
Moderne Analysetools auch abteilungsübergreifend im Unternehmen nutzen
Moderne ERP-Softwaresysteme bieten verschiedene Funktionen und Tools an, von denen viele Bereiche innerhalb eines Unternehmens profitieren können. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige dieser umfänglichen Funktionen vor.
Die meisten ERP-Softwaresysteme bieten dabei eine Art Basissystem an. Jedes Unternehmen kann daraufhin zusätzliche Funktionen gegen Aufpreis hinzubuchen. Auf diese Weise zahlen Sie lediglich für die Features, die Ihr Unternehmen auch tatsächlich nutzt.
Business Intelligence
Mit dem Begriff Business Intelligence, abgekürzt auch BI, werden jegliche Prozesse und Verfahren zur systematischen Analyse des eigenen Unternehmens definiert.
In modernen ERP-Softwares ist eine Verbindung zu Bi-Modulen eine logische Schlussfolgerung. Die Daten, die für die Durchführung von BI-Analysen notwendig sind, sind in der Regel ohnehin in den ERP-Softwares vorhanden.
Gängige Analysebereiche sind dabei unter anderem:
- Produktion
- Einkauf
- Vertrieb
- Logistik
- Marketing
- Controlling
Die Analysefunktionen des BI-Moduls kann Unternehmen unter anderem dabei unterstützen, Lagerbestände und Beschaffungskosten zu analysieren oder auch wichtige Kennzahlen zu ermitteln.
Reporting und Berichtwesen
Im Allgemeinen gilt, dass das BI Modul in enger Verbindung zum Berichtswesen und Reporting steht.
Die Informationen, die durch Business Intelligence ermittelt werden, können folglich zu Reporting Zwecken umgehend dem Berichtswesen zur Verfügung gestellt werden.
Mittels ERP-Software Funktionen ist es möglich, durch entsprechende Automatisierungen die ermittelten Analysedaten automatisch auf die entsprechenden Berichte zeiteffizient zu übertragen, ohne dass eine manuelle Übertragung oder Kontrolle von Mitarbeitern notwendig ist.
Das Berichtswesen stellt dabei eine wichtige Funktion für Unternehmen dar, da es sowohl auf operativer Ebene als auch auf strategischer Ebene unterstützend eingesetzt werden kann.
Künstliche Intelligenz
Die Künstliche Intelligenz, auch mit KI abgekürzt, nimmt in unserem Leben eine immer größer werdende Rolle ein.
Auch in internen Betriebssystemen kommen KI’s inzwischen auf vielfältige Art und Weise zum Einsatz.
Mittels Künstlicher Intelligenz können im Bereich des CRM beispielsweise schnell und effizient unerkannte Zusammenhänge erkannt werden, sodass ein umfangreicheres Gesamtbild der Kundschaft entsteht.
Auch im allgemeinen und operativen Tagesgeschäft des Unternehmens gelten Künstliche Intelligenzen als große Unterstützung.
Auf Unternehmens-Websites beispielsweise sind des Öfteren KI-gestützte Chatbots vertreten, die allen voran zu einer Entlastung des Kundenmanagements führen sollen.
Auch der Kunde selbst profitiert von den Ki-Gestützten Chatbots durch kürzere Wartezeiten und Co. Auf diese Weise wird zugleich auch die Customer Experience nachhaltig verbessert.
Fazit – Moderne ERP-Funktionen bringen Ihr Unternehmen nach vorn
Je nach Branche und Größe Ihres Unternehmens können dabei unterschiedliche Module und Funktionen von Vorteil für Sie sein. Dementsprechend empfehlen wir Ihnen, vor dem Kauf einer ERP-Software sich von einer Fachkraft beraten zu lassen, um ein geeignetes ERP-System mit den entsprechenden Features für Sie ausfindig zu machen.
