Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen. Ein spezialisiertes ERP-System mit einem umfangreichen Projektmanagement und Projektcontrolling Tool nimmt daher für viele Betriebe eine zentrale Rolle ein.
Doch welche Fähigkeiten und Funktionsweisen weist ein ERP-Projektmanagementsystem auf? Im folgenden Beitrag erhalten Sie alle relevanten Informationen rund um das effektive Projektmanagement-System!
Zuvor erläutern wir nochmals die allgemeine Funktion einer ERP-Software, damit ersichtlich wird, weshalb eine spezialisierte Verbindung eines Projektmanagement-Moduls so wichtig ist.
Was ist eine ERP-Software?
ERP steht abkürzend für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Im Allgemeinen geht es bei einem ERP-System darum, die zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient und zeitsparend zu nutzen.
Ein standardisiertes ERP-System enthält dabei Module für verschiedene Bereiche eines Unternehmens. Hierzu gehören unter anderem:
Produktion, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen, Anlagenwirtschaft, Vertrieb und weitere Bereiche, welche über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden sind.
Zentrale Planung und Steuerung der Prozesse
Im Unternehmen kommt es tagtäglich zu einer Vielzahl an unterschiedlichen Geschäftsprozessen in den verschiedenen Abteilungen.
Eine effektive Planung und Steuerung dieser Abläufe ist dabei nicht immer möglich. Hier kommt die ERP-Software zum Einsatz.
Eine ERP-Software ermöglicht es den Unternehmen, die eigenen Prozesse digital zu gestalten. Alle relevanten Informationen der verschiedenen Abteilungen werden dabei auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise lassen sich die internen Prozesse auch abteilungsübergreifend überwachen.
Arbeiten mit einer zentralen Datenbank
Mit einer zentralen Datenbank arbeiten alle Unternehmensbereiche mit denselben Daten, was mehrere Vorteile für Ihren Betrieb bringt.
Mit demselben Datensatz können wichtige Informationen innerhalb kürzester Zeit abteilungsübergreifend verbreitet werden.
Auch lassen sich mit einer zentralen Datenbank unternehmensinterne Prozesse abteilungsübergreifend überwachen, was zu mehr Sicherheit und zu einer geringeren Fehlerquote führt.
Des Weiteren gilt, dass eine zentrale Datenbank die Effektivität des Unternehmens steigert und sich auf diese Weise verschiedene Ressourcen einsparen lassen.
Projektmanagement im ERP-System
In den letzten Jahren wurden zahlreiche ERP-Systeme auf dem Markt veröffentlicht. Neben den standardisierten ERP-Systemen finden Sie inzwischen auch spezialisierte Lösungen, die für bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen entwickelt wurden.
Auch für projektorientierte Unternehmen finden Sie zahlreiche ERP-Lösungen, die verschiedene Projektmanagement-Module beinhalten.
Die Projektmanagement-Module verfügen über viele Funktionen, welche die internen Teilprozesse eines Unternehmensprozesses stark vereinfachen können.
Im Folgenden erklären wir Ihnen die Funktionsweise und die Möglichkeiten, die mit einer Projektplanung-ERP-Software einhergehen.
Einzelnen Phasen der Projektarbeit
In der Regel lässt sich eine Projektarbeit in verschiedene Phasen unterteilen. Je nach Projekt, können die Stufen dabei unterschiedlich gestaltet sein.
In der Regel lässt sich ein Projekt jedoch in vier Hauptphasen einteilen:
- Projektstart
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektabschluss
In all diesen Phasen kann die ERP-Software eine unterstützende Funktion einnehmen und die Ausführung der jeweiligen Phasen erleichtern.
- Strukturplanung
Bei der Strukturplanung werden die Entwicklungsvorhaben des Projekts zunächst kaufmännisch strukturiert. Mit Hilfe der ERP-Software lässt sich somit eine simple Grundstruktur entwickeln, die als Gerüst für alle weiteren Planungsschritte fungiert. Alle relevanten Informationen zur Strukturplanung werden dabei auf der zentralen Datenbank gespeichert, sodass darauf stets wieder zugegriffen werden kann.Bevor Sie sich für eine Reklamationsmanagement Software entscheiden, sollten Sie vorab eine ausführliche Marktrecherche betreiben. Auf diese Weise können Sie bereits im Vorfeld alle notwendigen Informationen zu Funktionen und Fähigkeiten der verschiedenen Software sammeln.
- Aufwandsschätzung
Anknüpfend an die Strukturplanung wird eine Aufwandsschätzung durchgeführt. Hierfür werden anhand von vergangenen gesammelten Daten die Aufwände für das aktuelle Projekt abgeschätzt. Mit der Aufwandsschätzung können einzelne Ablaufpläne und Teilbudgets konkreter definiert werden. - Termin- und Materialbedarfsplanung
Daraufhin erfolgt die detaillierte Terminplanung für das Projekt. Es ist empfehlenswert, jedem Projektabschnitt ein Zeitfenster zuzuweisen, sodass ein zeitlicher Überblick bewahrt wird. Oftmals bauen einzelne Projektabschnitte aufeinander auf, weshalb eine effektive Organisation als unerlässlich gilt.Tipp: Eine ERP-Software kann bei der Terminplanung zu jeder Zeit auf die Kalender des Personalwesens zugreifen und auf diese Weise verfügbare Mitarbeiter auswählen. Auch auf das Lieferantenmanagement-Tool kann zurückgegriffen werden, sodass abgeschätzt werden kann, wann welche Ware zur Verfügung steht. All diese Faktoren spielen eine große Rolle bei der effizienten Planung eines Projekts.
- Kostenplanung des Projekts
Erst wenn alle vorherigen Schritte abgeschlossen sind, kann eine präzise Aussage über die finalen Kosten des Projekts getätigt werden. Der Einsatz einer ERP-Software kann dabei für die Kostenplanung sinnvoll sein. Indem ein ERP-Modul auf den Datenbestand des Systems zurückgreift, ist oftmals eine sehr präzise Kostenkalkulation möglich. Statt einfacher Tabelleneinträge werden dabei aktuelle Stundensätze sowie Kosten für Maschinenstunden und Produktionsmittel in der Kostenplanung berücksichtigt.
Vorteile eines Projektmanagement Tools im ERP-System
In den letzten Jahren wurden zahlreiche ERP-Systeme auf dem Markt veröffentlicht. Neben den standardisierten ERP-Systemen finden Sie inzwischen auch spezialisierte Lösungen, die für bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen entwickelt wurden.
Auch für projektorientierte Unternehmen finden Sie zahlreiche ERP-Lösungen, die verschiedene Projektmanagement-Module beinhalten.
Die Projektmanagement-Module verfügen über viele Funktionen, welche die internen Teilprozesse eines Unternehmensprozesses stark vereinfachen können.
Im Folgenden erklären wir Ihnen die Funktionsweise und die Möglichkeiten, die mit einer Projektplanung-ERP-Software einhergehen.
Mit dem Einsatz eines ERP-Systems ist es möglich, bei der Projektplanung zu jeder Zeit auf die Datenbestände des Unternehmens zuzugreifen. Diese Funktion erweist sich vor allem für die Kapazitätsplanung als sinnvoll. Hierbei geht es darum, die Daten aus den verschiedenen Abteilungen zu konsolidieren, wie unter anderem:
- Lagerbestände
- Personalkapazitäten
- Maschinenauslastung und vieles mehr.
Durch den Einsatz eines ERP-Systems wird nicht nur die Projektplanung, sondern auch die Projektsteuerung effizient gestaltet. Durch den gemeinsamen Datensatz erfasst das ERP-Modul alle relevanten Informationen der Teilkomponenten und kann das Projekt-Controlling auf diese Weise effizienter gestalten. Eine redundante Datenwiedergabe oder Übertragungsfehler werden auf diese vermieden.
Daher ist begleitendes und kontinuierliches Risikomanagement unerlässlich. Mit einer Projektmanagement-Software identifizieren Sie sowohl in der Vorbereitungsphase und Planungsphase als auch im Projektverlauf eventuelle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit. Auch beim Ausarbeiten von Maßnahmen zur Risikominderung unterstützt Sie eine Projektmanagement-Software.
Durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools ist es Ihrem Projektteam möglich, mit allen relevanten Stakeholdern zentral zu kommunizieren, sodass der Projektverlauf für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt.
Alle relevanten Informationen befinden sich dabei zentral im Projekt-Tool mit klarem Bezug zu den entsprechenden Aufgaben. Auf diese Weise werden lückenhafte Dokumentationen und ein Informationsverlust vermieden.
In der Regel gibt es verschiedene Weisen, wie im Projektmanagement-Modul eines ERP-Systems die Kommunikation ermöglicht wird. Gängige Tools sind dabei unter anderem:
- Mailversand direkt aus der Software
- Dokumentenablage
- Kommentarfunktionen
- Chats
- Ticketsysteme
Fazit - Mit ERP-Projektmanagement besser und effizienter planen
Schlussendlich gilt: Mit dem Einsatz eines Projektmanagement-Moduls hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, Projekte einfacher, detaillierter und effizienter planen und durchführen zu können.
Mit der Verknüpfung der gemeinsamen Datenbank können von Beginn an alle relevanten Informationen direkt in die Planung mit einbezogen werden. Auch stellen Sie auf diese Weise sicher, dass jede Teilkomponente mit berücksichtigt wird.
Des Weiteren gilt, dass Sie mit dem Einsatz eines Projektmanagement-Tools zu jeder Zeit einen Überblick über den Stand der Planung und der einzelnen Projektschritte haben.
Die integrierte Kostenkalkulation des Tools trägt dazu bei, dass Sie bereits zu Beginn des Projekts konkrete Aussagen über die Kosten und den zeitlichen Rahmen zuverlässig treffen können.
Wir empfehlen Ihnen vor dem Kauf einer ERP-Software eine fachmännische Beratung, die Sie individuell zu Ihrem Bedarf im Unternehmen berät und informiert. Unser Team hilft Ihnen gerne bei Fragen weiter!
