In einer zunehmend digitalisierten Welt stehen Handwerksbetriebe vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und sich den ständig ändernden Anforderungen anzupassen. Digitale Lösungen können dabei eine entscheidende Rolle spielen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und das Handwerk in die Zukunft zu führen. Trotz verbreiteter Vorurteile gegenüber der Digitalisierung im Handwerk können speziell entwickelte Tools erhebliche Vorteile bieten.
Eine herausragende Lösung in diesem Bereich ist ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System, das auf die spezifischen Anforderungen des Handwerks zugeschnitten ist.Ein solches ERP-System integriert verschiedene Funktionen wie Personaleinsatzplanung, Auftragsabwicklung, Baustellenplanung und Arbeitszeiterfassung. Damit bietet es eine umfassende Lösung zur digitalen Optimierung und Vereinfachung handwerklicher Geschäftsprozesse.In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau unter einem ERP-System zu verstehen ist und welche Funktionen und Vorteile die Software Ihrem Handwerksbetrieb bieten kann.
Aktuelle Herausforderungen für das Handwerk
Ob Maler, Elektriker, Friseur oder Tischler – das Handwerk umfasst eine Vielzahl von Tätigkeiten, die sich auf gewerbliche Bereiche beziehen. Dabei geht es in all diesen Branchen primär um die Erbringung von Dienstleistungen oder die Herstellung von Produkten nach individuellen Anforderungen.
Eine gemeinsame Herausforderung für viele Betriebe in diesem vielfältigen Sektor ist der Fachkräftemangel. Viele Handwerksbetriebe berichten von Schwierigkeiten, ausgebildetes und qualifiziertes Personal zu finden. Daraus ergeben sich weitere Schwierigkeiten, wie z.B. die teilweise oder verspätete Erfüllung von Aufträgen.
Der Einsatz von ERP-Systemen für Handwerksbetriebe
Eine ERP-Software für Handwerksbetriebe kann den Fachkräftemangel zwar nicht direkt beheben, dennoch kann sie dazu beitragen, verfügbare Ressourcen wie Personal und Material effizienter zu nutzen.
Durch die Optimierung von Prozessen können Einsparungen erzielt werden, die wiederum in andere Bereiche des Betriebs investiert werden können. Neben finanziellen Vorteilen können auch verkürzte Wartezeiten für Kunden und eine verbesserte Kundenzufriedenheit durch eine effektivere Auftragsabwicklung erreicht werden.
Doch was genau verbirgt sich hinter einem ERP-System?
Enterprise Ressource Planning System: Definition
Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet die umfassende Steuerung sämtlicher Ressourcen eines Unternehmens. Dabei liegt der Fokus auf der automatisierten und integrierten Verwaltung aller betrieblichen Abläufe. Ein ERP-System bietet einen ganzheitlichen Überblick über alle Bereiche eines Unternehmens, indem es Daten zentralisiert und digital darstellt. Typische Funktionsbereiche, die von ERP-Systemen abgedeckt werden, umfassen Finanzen, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Personalwesen.
Aufgrund der vielfältigen Anforderungen, denen Handwerksbetriebe gegenüberstehen, spielen ERP-Softwarelösungen eine zentrale Rolle. Es ist wichtig zu betonen, dass nicht jeder Handwerksbetrieb alle Funktionen gleichermaßen benötigt. Die Vielfalt der Branche erfordert flexible und anpassungsfähige ERP–Lösungen, die die individuellen Bedürfnisse jedes Betriebs berücksichtigen.
Nachfolgend werden sechs wesentliche Funktionen einer ERP-Software für das Handwerk beleuchtet:
- Auftragsverwaltung und -erstellung: Der erste Schritt bei jedem Auftrag in einem Handwerksbetrieb ist die Kalkulation und Angebotserstellung. Dies kann durch die direkte Integration von Anforderungen aus Ausschreibungen erleichtert werden, mithilfe des ERP-Systems. Durch die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft und der Personaleinsatzplanung wird transparent, welche Ressourcen für den Auftrag zur Verfügung stehen und zu welchen Konditionen er ausgeführt werden kann. Dies beschleunigt nicht nur den Angebotsprozess, sondern sorgt auch für genauere Zahlen. Durch diese Effizienzsteigerung können mehr Angebote geschaffen und gleichzeitig Kapazitäten eingespart werden.
- Warenwirtschaft: Die Warenwirtschaftsmodule des ERP-Systems ermöglichen eine umfassende Abbildung aller Warenströme im gesamten Handwerksbetrieb. Beim Wareneingang werden alle Artikel gescannt und im System erfasst. Anschließend berechnet das System den optimalen Lagerplatz und ordnet diesen ggf. einem bestimmten Prozessschritt zu. Werden Artikel aus dem Lager entnommen, ist dies für alle Beteiligten ersichtlich und bei Bedarf kann eine Nachbestellung veranlasst werden. Dies entlastet das Lager und schafft finanzielle Freiräume, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Außendienstmitarbeiter können jederzeit prüfen, ob bestimmte Artikel vorrätig sind, diese reservieren oder bei Bedarf nachbestellen. So ist sichergestellt, dass alle benötigten Artikel jederzeit für die Handwerksbetriebe verfügbar sind.
- Werkzeugverwaltung mit integriertem ERP-System: Die Verwaltung von Werkzeugen ist eine häufige Herausforderung in Handwerksbetrieben. Handwerker verbringen oft unnötig viel Zeit mit der Suche nach bestimmten Werkzeugen, ohne zu wissen, dass diese möglicherweise von einem Kollegen benutzt werden. Eine effiziente Lösung bietet eine Werkzeugverwaltung, die nahtlos in das ERP-System integriert ist. Damit wird transparent, wann, wo und wie lange jedes Werkzeug im Einsatz ist. Zusätzlich können für jedes Werkzeug Wartungspläne definiert werden, so dass Wartungsarbeiten rechtzeitig durchgeführt werden können und die Werkzeuge in dieser Zeit nicht zur Verfügung stehen. Ein solches integriertes Werkzeugmanagement optimiert die Prozesse und steigert die Effizienz des gesamten Betriebes.
- Mobile Zeiterfassung mit Anbindung an das ERP-System: Die mobile Zeiterfassung ist für Handwerksbetriebe ein unverzichtbares Instrument, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren und den entsprechenden Kostenstellen zuzuordnen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten für bestimmte Projekte oder Arbeitsprozesse bequem über ihr Smartphone erfassen. Durch die Integration mit dem ERP-System können die erfassten Daten nahtlos weiterverarbeitet werden. Die im System hinterlegten Stundensätze ermöglichen es der ERP-Software, die Rechnungsbeträge für die Kunden automatisch auf Basis der jeweiligen Stundensätze der Mitarbeiter zu berechnen. Da verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Stundensätze haben (wie beispielsweise Meister, Geselle oder Auszubildender), wird die Rechnungsstellung durch die mobile Zeiterfassung transparenter und effizienter.
- Personal- und Ressourcenplanung: Die Planung von Personal und Ressourcen ist entscheidend für die effiziente Durchführung von Aufträgen. Die ERP-Software unterstützt bei der Verwaltung von Mitarbeitern, ihren Qualifikationen und der optimalen Zuordnung zu Aufgaben. Dadurch werden die Leerlaufzeiten minimiert und die Produktivität gesteigert. Die automatisierte Planung spart Zeit und minimiert Fehler, während die Fokussierung auf strategische Aspekte eine agile Reaktion auf Veränderungen ermöglicht, was letztendlich zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beiträgt.
- Kundenmanagement und CRM: Ein gut funktionierendes Kundenmanagement und Customer Relationship Management (CRM) ist für den langfristigen Erfolg unerlässlich. Die ERP-Software ermöglicht die zentrale Verwaltung von Kundendaten, die Erfassung von Auftrags- und Kontakthistorien sowie die gezielte Planung von Marketingaktivitäten. Dadurch wird eine individuelle Kundenbetreuung gewährleistet und die Kundenbindung gestärkt. Insgesamt bieten ERP-Softwarelösungen für das Handwerk eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Die Auswahl der geeigneten ERP-Lösung sollte stets an den spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten des einzelnen Handwerksbetriebs ausgerichtet sein.
Die Suche nach dem richtigen ERP-System für Ihr Handwerksbetrieb
Die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters kann eine Herausforderung sein, denn der Markt ist groß und vielfältig, mit zahlreichen Anbietern von Cloud- und On-Premise-Lösungen, die sich auf die spezifischen Anforderungen des Handwerks konzentrieren. Für Handwerksbetriebe, die auf der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung sind, sind branchenspezifische Anbieter dabei oft eine gute erste Anlaufstelle.
Anfertigung eines Lastenhefts
Um die richtige Software zu finden, ist es wichtig zu verstehen, was genau gesucht wird. Eine Ist-Analyse kann helfen, bestehende Probleme und Verbesserungspotenziale zu identifizieren, um daraus konkrete Ziele abzuleiten. Diese Ziele werden dann in einem Lastenheft festgehalten, das auch weitere Rahmenbedingungen wie Zeitrahmen, Budget, Anzahl der Benutzer, Lizenzmodell, Hardwareanforderungen und gewünschte Funktionen enthält.
Durch die Priorisierung der Funktionen nach ihrer Wichtigkeit wird die Suche fokussiert. Potenzielle Anbieter können so erkennen, ob sie die Anforderungen erfüllen können und welche Anpassungen gegebenenfalls notwendig sind. Somit wird die Suche nach einer geeigneten ERP-Software durch das Lastenheft erheblich erleichtert.
Unser Fazit: ERP-Systeme für Handwerksbetriebe
Die Suche nach der richtigen ERP-Software für Handwerksbetriebe kann herausfordernd sein, aber sie lohnt sich. Ist das System erst einmal richtig konfiguriert, kann es auf allen Unternehmensebenen zahlreiche Vorteile bieten. Die digitale Lösung im Handwerk hilft, Ressourcen zu sparen und sie effizient an anderer Stelle einzusetzen, um den Gewinn zu steigern.
Wir raten Ihnen dazu, bei der Auswahl Ihres ERP-Systems auf branchenspezifische ERP-Lösungen zu setzen. Diese verfügen bereits im Standard über viele branchenwichtige Funktionen und werden kontinuierlich an die Entwicklungen im Handwerk angepasst.
Benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl des passenden ERP-Systems für Ihren Handwerksbetrieb? Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der Suche nach der richtigen ERP-Lösung für Ihren Betrieb! Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren.
