Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 die Arbeitgeber dazu verpflichtet, die volle Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dieses Urteil soll für mehr Arbeitsschutz sorgen und ausufernde Arbeitszeiten eindämmen.
Wie eine ERP-Software Sie bei der Umsetzung einer systematischen Zeiterfassung unterstützt und welche Vorteile eine systematische Zeiterfassung auf für Ihr Unternehmen aufweist, erfahren Sie im folgenden Text.
Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung
Das Verhältnis zwischen geleisteten Arbeitsstunden und der entsprechenden Entlohnung bildet den Grundpfeiler aller Beschäftigungsverhältnisse. Diese grundlegende Regelung ist ebenfalls im Arbeitsgesetz verankert.
Gemäß dem Gesetz heißt es folglich: „„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ (vgl. arbeitrechte.de)
Was bedeutet die systematische Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen?
Konkret bedeutet dies: Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht. Auch wenn das EuGH-Urteil bisher noch nicht als nationales Recht überführt wurde, gab es auch schon zuvor in vielen Branchen und Wirtschaftszweige eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
So ist das Baugewerbe bereits seit langem dazu aufgefordert, präzise Aufzeichnungen über die tägliche Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu führen. Ebenso unterliegen Gaststätten, Personenbeförderungsunternehmen, Logistikfirmen und Gebäudereiniger diesen Vorschriften. Es ist festgelegt, dass die dokumentierten Arbeitszeiten für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufbewahrt werden müssen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die Aufzeichnungen nicht später als sieben Tage nach der erbrachten Arbeitsleistung gemacht werden dürfen.
Wie Kleinbetriebe die EU-Regelung am effektivsten umsetzen kann
Unabhängig von der Art und Weise, wie die einzelnen Länder die neue Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs letztlich umsetzen, lässt sich feststellen, dass es bereits verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt. Hierzu gehören beispielsweise Vordrucke auf Papier, Excel-Tabellen, Web-Applikationen, Hardware-Terminals und mobile Anwendungen. Die Wahl der am besten geeigneten Option hängt dabei generell von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab.
Für sehr kleine Betriebe könnte beispielsweise eine kostenfreie Excel-Vorlage attraktiv sein, während Unternehmen mit einem starken Fokus auf den Außendienst eher auf mobile Zeiterfassungssysteme setzen könnten. Daher ist es ratsam, zuerst die spezifischen Anforderungen zu klären, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Zeiterfassung mit der ERP Software
Wenn Ihr Kleinbetrieb bereits im Gebrauch eines ERP-Systems ist, haben Sie einen klaren Vorteil. Die systematische Zeiterfassung gilt heutzutage als Standardfunktion vieler ERP-Lösungen. Das bedeutet, dass Sie bereits durch das ERP-System über die erforderliche Software verfügen, um die Vorgaben der EU umzusetzen. So können Mitarbeiter an Desktop-Arbeitsplätzen beispielsweise ihre Arbeitszeiten direkt am Computer erfassen. Für die Mitarbeiter vom Außendienst stehen oft mobile Anwendungen zur Verfügung, sodass die Eintragungen über Smartphones oder Tablets ermöglicht werden.
Wenn Hardware-Systeme für die Zeiterfassung erforderlich sind (zum Beispiel in Werkshallen), können diese Terminals auch ganz einfach mit Ihrem ERP-System verknüpft werden. Dadurch werden alle Buchungen an einem zentralen Ort gebündelt, was die Transparenz gegenüber externen Stakeholdern erhöht und sowohl die Auskunftsfähigkeit als auch die Effektivität interner Analysen steigert.
Vorteile eines ERP-Systems
Die Arbeitszeiterfassung mittels ERP-System bietet durch die Integration verschiedener Organisationseinheiten vielfältige Möglichkeiten, um Ihr Personalmanagement zu optimieren.
Arbeitszeit in ERP-System erfassen
Die eingebaute Arbeitszeiterfassung-Funktion der ERP-Software ermöglicht eine präzise Aufzeichnung und Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Zeiteinträge bequem über den Computer oder auch über eine mobile App vorzunehmen. Diese Möglichkeit ist besonders für Mitarbeiter im Außendienst wichtig.
Insbesondere für Betriebe, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter an Kunden weiter berechnen, bietet die ERP-Software eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung. Kunden können damit detailliert nachvollziehen, welche Fachkräfte wie viele Stunden in ein Projekt investiert haben und zu welchen Stundensätzen.
Somit gilt, dass die Dokumentation der Arbeitszeit zeit- und ortsunabhängig funktioniert. Eine reibungslose Protokollierung aller Zeiten wird durch die Synchronisation aller Geräte gewährleistet. Im Live-Status können alle aktuellen Arbeitszeiten übersichtlich überblickt werden.
Buchung auf verschiedene Zeiterfassungskonten
Grundsätzlich wird die Vergütung von Überstunden und Wochenendarbeit bereits bei Berufseinstieg vertraglich geregelt. Um die Zuordnung der Arbeitsstunden zu vereinfachen, werden oftmals separate Arbeitszeitkonten verwendet. Ein ERP-System kann Buchungen automatisch auf die entsprechenden Konten verteilen. Die ersten 40 Wochenstunden werden standardmäßig auf dem Hauptkonto verbucht. Jede weitere Buchung in derselben Woche wird automatisch auf ein Überstundenkonto übertragen, ohne dass der Anwender zusätzliche Schritte unternehmen muss. Die Lohnbuchhaltung besitzt dabei Zugriff auf alle Daten, um die Gehälter korrekt abrechnen zu können.
Systematische Zeiterfassung als Grundlage für Prozessoptimierung
Generell gilt, dass die Arbeitszeitenerfassung (AZE) eine ausgezeichnete Datenbasis für interne Analysen und Maßnahmen zur Prozessoptimierung bietet. Mithilfe dieser Systeme können Sie genau feststellen, in welchen Zeiträumen überdurchschnittlich viele Überstunden anfallen und ob es sich dabei um ein vorübergehendes Phänomen oder vielmehr um ein strukturelles Problem handelt.
Gleichzeitig ermöglichen Verlaufsanalysen Prognosen zur künftigen Auslastung von Personalkapazitäten, was die Personalplanung merklich erleichtert. Auch können Sie durch den Einsatz einer ERP-Software auswerten, welche Arbeitsschritte überraschend viel Zeit in Anspruch nehmen und an welchen Stellen noch ein Optimierungspotenzial besteht.
Lohnbuchhaltung durch ERP-System
Die Erfassung und Abrechnung von Arbeitsstunden sowie die Lohnbuchhaltung werden durch den Einsatz eines ERP-Systems mit einem einfachen Klick ermöglicht. Das System ermöglicht einen schnellen Überblick über eingetragene Arbeitsstunden, Überstunden und Zeitausgleiche. Basierend auf vordefinierten Arbeitszeitmodellen können automatisch Stundenabrechnungen erstellt werden. Die manuellen Eintragungen von Krankheits- und Urlaubstagen sowie anderen Abwesenheiten fließen dabeiautomatisch in die Abrechnung ein.
Die automatisierte Übertragung von Daten aus der Stundenabrechnung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung führt zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen Ihres Unternehmens. Somit gilt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann auch hilfreich für die Verwaltung Ihres Betriebs sein! Insbesondere für Unternehmen, die die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter an Kunden weiterberechnen, bietet die digitale Arbeitszeiterfassung in der ERP-Software eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit. Kunden können detailliert nachvollziehen, welche Fachkräfte wie viele Stunden in ein Projekt investiert haben und zu welchen Stundensätzen.
Unterstützung des Zeitmanagements
Der Einsatz einer ERP-Software bietet umfassende Unterstützung bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben im Bereich Zeitmanagement. Darüber hinaus ermöglicht sie die Darstellung und Verwaltung verschiedener Arbeitszeitmodelle für eine höchstmögliche Flexibilität. Individuelle Zuschläge können vorab definiert und hinterlegt werden, was für eine präzise und schnelle Abrechnung am Ende entscheidend ist.
Die Soll- und Iststunden werden durch das ERP-System übersichtlich für jeden Mitarbeiter dargestellt. Hierbei werden auch jegliche Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubstage erfasst. Auf diese Weise ist für alle Beteiligten sofort ersichtlich, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie viele Urlaubstage noch vorhanden sind.
Datenschutz wird gewährleistet
Grundsätzlich gilt: Arbeitszeiten gelten als personenbezogene Daten und sind daher besonders schützenswert. Es ist daher von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass die Systeme zur Arbeitszeiterfassung nicht von Unbefugten genutzt werden können. Darüber hinaus müssen Sie als Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um das Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten während der Übertragung zu verhindern. Die Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen sowie der Schutz vor Datenverlust sind ebenfalls essenzielle Aspekte.
Um einen revisionssicheren Umgang mit den Daten zu gewährleisten, ist es notwendig, die Daten der Arbeitszeiterfassung separat von anderen Daten zu verarbeiten. Das bedeutet, dass diese Daten nicht mit anderen Informationen kombiniert oder für andere Zwecke verwendet werden dürfen.
Ein ERP-System ermöglicht die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, die den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Datenmanipulation und -verlust verstärken. Die revisionssichere Handhabung von Daten wird durch die integrierten Funktionen des ERP-Systems erleichtert, wodurch Unternehmen die DSGVO-Richtlinien effektiv umsetzen.
Fazit: Zeiterfassung mit ERP-Software als ideale Lösung für Ihren Kleinbetrieb
Durch die Integration der Arbeitszeiterfassung in die unternehmenseigene ERP-Software gestalten sich die Abläufe in der Lohnbuchhaltung und Zeitmanagement erheblich effizienter. Die digital erfassten Arbeitszeiten lassen sich somit mit nur einem Klick auswerten und abrechnen.
Insgesamt gilt daher: Die Erfassung der Arbeitszeiten stellt für Sie als Arbeitgeber weniger eine Last dar als vielmehr eine Gelegenheit, die eigenen Prozesse weiter zu optimieren.
Der Einsatz einer ERP- Software vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften dabei massiv. Das System unterstützt die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitsgesetzes. Mit ERP Zeiterfassung befindet sich der Arbeitgeber somit stets auf rechtlich sicherem Terrain und kann ohne Bedenken agieren. Dies schafft Sicherheit in den betrieblichen Abläufen sowie bei der Organisation des Personaleinsatzes.
Wenn Sie die neue Regelung als Anlass für die Einführung eines ERP-Systems nutzen möchten, stehen unsere ERP-Experten bereit, um Sie bei der Suche und Implementierung eines geeigneten Systems für Ihr Unternehmen zu unterstützen.
Mit unserer umfassenden Expertise können wir sicherstellen, dass Ihr Betrieb von effizienteren Prozessen, besserer Datenverwaltung und einer optimierten Ressourcennutzung profitiert.
