In der heutigen Geschäftswelt ist das Personalmanagement ein wichtiger Teil jedes Unternehmens.
Ein Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeitern.
Das Personal optimal für die zu bewältigenden Geschäftsprozesse einzusetzen und auch unvorhersehbare Ausfälle abfedern zu können, ist zur zentralen Herausforderung im Personalmanagement eines jeden Unternehmens geworden.
Zugleich muss man sich mit der Gewinnung von neuem Personal beschäftigen und diverse rechtliche Vorgaben im Blick behalten. Viele Aufgaben, die da gleichzeitig auf einem zukommen.
Doch genau für diese Probleme gibt es auch Lösungen. Effektive Personalmanagement-Systeme können dabei helfen, den Mitarbeiterbestand zu verwalten, Arbeitsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
An dieser Stelle möchten wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software für das Personalmanagement werfen und deren konkreten Nutzen auch für Ihr Unternehmen herausstellen.
Was ist ein ERP-System?
ERP steht für Enterprise Resource Planning und ist eine Art von Business-Management-Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre internen Geschäftsprozesse zu optimieren und Abläufe zu automatisieren. Eine ERP-Software integriert verschiedene Bereiche des Unternehmens, wie Finanzen und Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik und Lagerverwaltung, in einer einzigen Plattform.
Das Ziel dieser Softwares ist es, die Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern, Datenkonsistenz zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu erleichtern. Mit einem ERP-System können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse besser planen, steuern und überwachen. Dies ermöglicht sowohl eine effektivere Ressourcennutzung und hilft bei der Kosteneinsparung.
Was ist eine ERP-Software im Personalmanagement ?
Im Personalmanagement können ERP-Systeme dazu beitragen, die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffung, die Personalentwicklung und die Personalverwaltung zu optimieren.
Das Personalmanagement kann mit einer ERP-Software in vielen Bereich unterstützt werden. Durch die ganzheitliche Abbildung des Unternehmens im ERP-System kann die HR-Abteilung auch den Personaleinsatz ganzheitlich planen und umsetzen.
Die Vorteile von ERP-Systemen im Personalmanagement sind vielfältig und können dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Wichtigste Funktionen von HR-Modulen in ERP-Systemen
- Bessere Personalplanung
- Einfachere Personalverwaltung
- Zentrale und digtale Datenverwaltung
- Urlaubregelungen leicht gemacht
- Recruiting von neuen Mitarbeitern
- Weiter- und Fortbildungsmanagement
Bessere Personalplanung
Viele alteingesessene Unternehmen arbeiten noch mit manuellen Abgleich von Tabellen und Listen. Dies ist nicht nur besonders zeitaufwendig, sondern auch sehr fehleranfällig. Ein ERP-Sysem für das Personalmanagement kann hierbei helfen.
Um die Personalplanung und den Personaleinsatz effizient zu gestalten, werden viele Daten benötigt. Besonders wichtig sind Urlaubspläne, Betriebskalender, Dienstpläne, Arbeitszeitmodelle und Pausenregelungen. Mit Hilfe dieser Daten kann eine Softwarelösung Routineaufgaben wie die Erstellung von Dienstplänen übernehmen.
So lässt sich leichter überprüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben für Ruhepausen eingehalten werden. Auch die Arbeitszeiterfassung ist deutlich leichter mit einem ERP-System als ohne.
Einfachere Personalverwaltung
Neben der Planung spielt die Verwaltung eine wichtige Rolle im Personalmanagement. Zu den administrativen Aufgaben gehören die Erfassung der Arbeitszeiten, die Führung der Personalakten, die Lohnabrechnung und die Verwaltung der Ein- und Austritte. Durch Automatisierung können Routineaufgaben ohne großen Zeitaufwand erledigt werden.
Darüber hinaus bieten Self-Service-Portale den Beschäftigten die Möglichkeit, bestimmte Daten selbst zu bearbeiten. So können sie beispielsweise ihre persönlichen Adressdaten aktualisieren oder ihre Urlaubsplanung und Zeitkonten einsehen. Darüber hinaus können sie über die Softwarelösung Urlaub beantragen, Änderungen vornehmen oder Nachbuchungen von Zeiterfassungen veranlassen. Dies entlastet die Personalabteilung und fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Zentrale und digitale Datenverwaltung
Ein modernes ERP-System im Personalmanagement kann sämtliche HR-Daten verwalten und bündeln.
Die Daten, die Sie in der Personalverwaltung verwenden, können aus verschiedenen Softwaremodulen oder angeschlossenen Softwarepaketen stammen. Auf diese Weise können Sie die Personaldaten mit weiteren Daten aus verschiedenen Bereichen ergänzen. Besonders relevant können Informationen aus der Buchhaltung, dem Vertrieb oder dem Projektmanagement sein.
Vor allem Buchhaltung ist ein interessanter Anwendungsbereich, denn ein ERP-System macht das ganze Abrechnungsverfahren deutlich leichter. Dank Prozessautomatisierungen werden Aufwände minimiert und man hat stets einen Überblick auf die aktuellen Daten – beispielsweise auf Schichten, Urlaubstage oder Fehlzeiten.
Eine genaue Datenerfassung ist für die Personalverwaltung, insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, von großer Bedeutung, denn sie erleichtert die Einhaltung von Überstunden-, Wochenend- oder Schichtarbeitsregelungen.
Urlaubregelungen leicht gemacht
Durch eine Funktion zur Urlaubsregelung können nicht nur alle Urlaubstage der Mitarbeiter erfasst, sondern auch spezielle Regeln definiert werden. Diese stellen sicher, dass nicht alle Mitarbeiter einer Abteilung gleichzeitig im Urlaub sind und somit der Betrieb immer aufrechterhalten wird.
Darüber hinaus können auch Krankheitstage, Mutterschutz und unbezahlter Urlaub erfasst und den entsprechenden Regeln unterworfen werden.
Recruiting von neuen Mitarbeitern
Ein ERP-System macht im Personalmanagement nicht nur bei der Verwaltung von bestehenden Mitarbeitern Sinn. Einige ERP-Systeme können auch beim Recruiting von neuen Mitarbeitern unterstützen. Vor allem für größere Unternehmen, die jedes Jahr viele Stellen ausschreiben, kann dies sinnvoll sein, denn im Bewerbungsmanagement wird stets viel Zeit investiert, um den optimalen Kandidaten zu selektieren und kontaktieren.
Besonders in Verbindung mit einer DMS-Lösung spart das Bewerbungsmanagement enorm viel Zeit ein. Eingehende Bewerbungen werden direkt verarbeitet, Stellenausschreibungen automatisch erstellt und Termine vom System rausgesucht.
Weiter- und Fortbildungsmanagement
Schulungen und Coachings sind unerlässlich, um das Personal auf dem neuesten Stand zu halten und mit spezifischen Kompetenzen auszustatten. Wenn Sie diese Informationen wie Qualifikationen, Zertifikate und deren Gültigkeit in Ihrer Softwarelösung erfassen, sind Sie bestens vorbereitet. Sie können dann geeignete Teilnehmer identifizieren, die von speziellen Schulungen profitieren könnten, und haben einen aktuellen Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter.
Auf diese Weise können Sie nicht nur die Qualität der Arbeit Ihrer Mitarbeiter verbessern, sondern auch langfristig effektiver als Team zusammenarbeiten und Ihre personellen Ressourcen optimal nutzen.
Mit einem umfangreichen Bewerbungsmanagement innerhalb der ERP-Software lassen sich viele, teils lästige Aufgaben automatisieren, was Zeit und letztlich Kosten einspart. Der E-Mailverkehr zu den einzelnen Bewerbern kann fast voll-automatisiert werden und auch die fristgerechte Löschung der Daten kann vom System übernommen werden.
Fazit - Schnellere und smartere Prozesse für die HR-Abteilung
Mit einem Personalmanagement-Modul in einer ERP-Software lassen sich viele Aufgaben im Personalbereich automatisieren und optimieren. Von der Personaleinsatzplanung über das Bewerbermanagement bis hin zum Weiterbildungsmanagement können alle Aspekte des Personalmanagements in einem System abgebildet werden.
Das spart nicht nur Zeit, sondern setzt auch Ressourcen frei, die an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden können. Vor allem aber entlastet das Modul Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und schafft Freiräume, da auch kleinere Aufgaben jederzeit effizient erledigt werden können.
