Der moderne Großhandel ist von einer hohen Komplexität geprägt. Um sich in einer Arbeitswelt zu behaupten, in der Kunden immer anspruchsvoller werden und eine breite Produktpalette sowie schnelle Lieferzeiten erwarten, ist es daher von entscheidender Bedeutung, die eigenen Handelsprozesse zu optimieren.
Hier kommt ein Enterprise-Resource-Planning System ins Spiel. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die vielfältigen Funktionen und Vorteile, die eine ERP-Software für den Großhandel mit sich bringt. Des Weiteren zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Lösung bereits im Vorfeld zu achten haben.
ERP-Software: Definition
Eine ERP-Software, auch Enterprise-Resource-Planning genannt, dient im Wesentlichen dazu, die Ressourcen eines Unternehmens so effizient wie möglich zu nutzen. Unter Ressourcen werden dabei nicht nur Waren, sondern auch Maschinen, Arbeitskapazitäten, Immobilien und finanzielle Mittel eingeschlossen. Die Aufgabe eines ERP-Systems besteht darin, diese Ressourcen optimal auf die Unternehmensprozesse zu verteilen, um Engpässe und Verschwendungen während der Produktion zu vermeiden.
Des Weiteren digitalisiert und dokumentiert eine ERP-Software sämtliche Unternehmensprozesse und speichert die Daten dabei in einer zentralen Datenbank. Dadurch haben alle Abteilungen zu jeder Zeit Zugriff auf diese Informationen, was sowohl den Informationsfluss beschleunigt als auch mögliche Fehler entgegenwirkt. Durch den Einsatz einer ERP-Software wird zudem eine effiziente Integration und Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse ermöglicht.
Notwendigkeit einer branchenspezifischen ERP-Software
Eine ERP-Software setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, von denen in der Regel jedes Modul einen spezifischen Unternehmensbereich abdeckt. So gibt es beispielsweise Module für die Personalverwaltung, Rechnungswesen, Dokumentenmanagement, Logistik oder Lagerverwaltung. Je nach den Anforderungen eines Unternehmens können zusätzliche Module hinzugefügt oder vorübergehend ausgelassen werden.
Da jeder Wirtschaftszweig unterschiedliche Geschäftsprozesse hat, ist es wichtig, eine branchenspezifische ERP-Software einzusetzen. Beispielsweise ist ein Produktionsmodul für den Großhandel weniger relevant, während dabei stattdessen Lagerlogistik und Kundenmanagement eine größere Rolle einnimmt.
So finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Großhandels-Unternehmen
Auf dem ERP-Markt gibt es eine Fülle von ERP-Lösungen, die speziell für bestimmte Branchen oder Betriebsgrößen entwickelt wurden. Dabei gleicht keine ERP-Lösung der anderen. Sogar spezifische Lösungen für dieselbe Branche weisen oft erhebliche Unterschiede auf. Die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, kann daher eine große Herausforderung darstellen.
Unser Tipp:
Erstellen Sie im Vorfeld ein Lastenheft. In diesem Dokument werden zunächst alle konkreten Ziele festgehalten, die Sie mit der Einführung der ERP-Software erreichen möchten. Zusätzlich sollten Sie alle gewünschten Funktionen im Lastenheft definieren und nach Priorität ordnen. Dies dient als Leitfaden bei der eigentlichen Suche nach einer passenden Lösung. Grundlegende Daten wie unter anderem die Anzahl der Nutzer, das Budget und der zeitliche Rahmen sollten dabei ebenfalls im Lastenheft festgehalten werden.
Ein Lastenheft hilft Ihnen nicht nur dabei, einen Überblick über Ihre Anforderungen zu bekommen, sondern trägt auch dazu bei, Ihren späteren Implementierungspartner ein besseres Verständnis für Ihre speziellen Anforderungen zu entwickeln. Die eigentliche Suche selbst wird anschließend durch Online-Vergleichsportale und Co. erleichtert. Zentral hierfür ist jedoch, dass Sie genau wissen, wonach Sie suchen.
Im Allgemeinen gilt, dass eine ERP-Software für den Großhandel einen umfangreichen Funktionsumfang benötigt, um den täglichen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden. Im folgenden zählen wir Ihnen dabei die zentralsten Aspekte auf, auf die Sie bei der Auswahl Ihrer ERP-Software achten sollten:
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Mit einem implementierten Dokumentenmanagementsystem wird eine neue, komplett digitale Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen ermöglicht. Erfahrungsgemäß arbeiten viele Großhandel-Betriebe noch sehr analog. Zahlreiche Ausdrucke, Bestelllisten und Co. schaden nicht nur der Umwelt, sondern schmälern zugleich auch die Effektivität von Arbeitsprozessen.
Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen folglich dabei, den Weg von analogen Dokumenten hin zur digitalen Arbeitsweise zu implementieren. Dabei wird jedes Dokument vom System zentral gespeichert. Auf diese Weise geht nichts verloren und jede Person hat zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Daten.
Business Intelligence Modul für den Großhandel
Eine ERP-Software sammelt jegliche Daten eines Unternehmens auf eine zentrale Datenbank. Ein BI-Modul hilft Ihnen dabei, alle Daten und Prozesse systematisch auszuwerten und in Echtzeit zu messen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern fördert auch die Effektivität Ihres Unternehmens.
Doch dies ist noch nicht alles: Durch die Auswertung von vergangenen und aktuellen Daten wird es Ihnen in Zukunft möglich sein, Vorhersagen über das Kundenverhalten zu treffen. Welches Produkt wird vermehrt angefragt? Zu welchem Zeitpunkt wird das Kundenaufkommen steigen? All diese Fragen lassen sich sehr präzise beantworten, sofern Ihre Datenbasis groß genug ist.
Rechnungswesen und Controlling
Eine ERP-Software unterstützt Sie auch im Bereich des Rechnungswesens und Controlling Ihres Großhandels. Mit dem entsprechenden Modul lassen sich Ihre Rechnungen automatisch prüfen und der entsprechenden Kostenstelle zuordnen.
Auch bei eigenen Rechnungsstellungen kann auf diesen Automatismus zurückgegriffen werden. Auf diese Weise sparen Sie sowohl zeitliche als auch personelle Ressourcen ein. Des Weiteren lassen sich mit einem ERP-System auch verschiedene Finanzberichte anfertigen. Dies hilft Ihnen auch dabei, validierte Entscheidungen im Controlling zu treffen.
Integration eines B2B-Webshops
Durch die Implementierung eines modernen ERP-Systems lässt sich auch ganz einfach der eigene Online-Shop in das zentrale System integrieren. Die Integration des Webshops in das ERP-System bietet dabei eine Reihe von Vorteilen. Auf diese Weise lassen sich durch die Datenübertragung jederzeit verlässliche Aussagen über die Liefermenge eines Produkts treffen.
Modul Lagerverwaltung
Ein geordnetes und effizient angelegtes Lager spart zeitliche und personelle Ressourcen. Um Ihr Lager entsprechend verwalten zu können, benötigt Ihr ERP-System jedoch so viele Informationen wie möglich. Wie viel wiegen die Produkte? Wie groß sind die Bestandteile?
Mit einem ERP-System ist des Weiteren auch die Analyse von Lagerbeständen möglich.
Großhändler streben stets an, die Verfügbarkeit ihrer Produkte sicherzustellen. Dies erfordert oftmals einen großen Vorrat von großen Mengen, was mit erheblichen Kosten verbunden ist.
Durch die Analyse von Daten können saisonale Schwankungen in bestimmten Produktkategorien erkannt werden. Dies ermöglicht eine bessere Planung und hilft dabei, Engpässe und finanzielle Fehlentscheidungen entgegenzuwirken.
Modul Einkaufsmanagement
Eine gezielte Einkaufsverwaltung trägt dazu bei, die Arbeitsprozesse zu verbessern und effizienter zu gestalten. Jeder Artikel kann mit einem alternativen Lieferanten verknüpft werden. Falls der Hauptlieferant einen Engpass hat und keine Nachlieferung möglich ist, schlägt das System automatisch einen anderen Lieferanten vor.
ERP im Großhandel: Bedeutung des Customer-Relationship-Management
Ein CRM-Modul ist entscheidend für die Kundenverwaltung Ihres Unternehmens. Mit dieser Funktion ist es Ihnen möglich, jegliche Kundendaten zu speichern und zu verwalten.
Das CRM-Modul gilt als eine der wichtigsten Module in einer ERP-Software für den Großhandel, da es maßgeblich zur Kundenbindung beiträgt.
Folgende Vorteile ergeben sich durch die Nutzung eines modernen CRM-Moduls:
Kontaktmanagement
Durch die Nutzung eines CRM-Moduls lassen sich sämtliche Kundenkontaktdaten übersichtlich speichern und verwalten. Hierfür wird für jeden Kunden eine spezielle Kundenakte angelegt, in der auch sämtliche Interaktionen mit den Kunden gespeichert werden.
Die Möglichkeit, frühere Bestellungen, Reklamationen sowie sämtlichen E-Mail-Verkehr und Telefonprotokolle direkt abzurufen, ermöglicht es dem Kundenservice, rasch auf direkte Kundenanfragen zu reagieren. Dies führt nicht nur zu Zeitersparnissen, sondern wirkt sich auch positiv auf die Zufriedenheit der Kunden aus.
Vertrieb/ Marketing:
Eine CRM-Software ist auch für den Vertrieb von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht die Berechnung von Verkaufschancen und eine Priorisierung von Kunden. Darüber hinaus erleichtert das System die Verwaltung laufender Angebote.
Ein zentraler Bestandteil des CRM-Moduls sind die vielfältigen Funktionen im Bereich des Marketings. Mit einem CRM-Modul wird die Analyse wichtiger Informationen zu Kundenwünschen und -bedürfnissen ermöglicht. Auf dieser Grundlage kann eine individuelle Werbung gestaltet werden, was die Erfolgschancen erhöht.
B2B Onlineshop:
Ein weiterer Vorteil ist dabei die Konfigurierung mit dem B2B Onlineshop. Sobald ein Kunde eine Bestellung im Onlineshop auftritt, kann diese automatisch in die entsprechende Kundenakte im CRM Modul gespeichert werden.
Zudem ermöglicht ein CRM-Modul die direkte Auswertung des Erfolgs von Marketingmaßnahmen. Dies führt zu kontinuierlichen Verbesserungen in den einzelnen Aktivitäten, was sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen schont und die Kundenzufriedenheit positiv beeinflusst.
- Effiziente Ressourcennutzung:
Ein ERP-System ermöglicht die optimale Verwaltung von Ressourcen, wie Lagerbeständen, Personal und Kapital. Dies führt zu einer effizienten Nutzung der vorhandenen Mittel.
- Verbesserte Lagerverwaltung:
Die Software hilft dabei, den Lagerbestand in Echtzeit zu überwachen, Bestellungen und Nachbestellungen zu automatisieren und Engpässe zu vermeiden.
- Erhöhte Effizienz:
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Integration verschiedener Prozesse steigert ein ERP-System die Gesamteffizienz und Produktivität Ihres Großhandelsbetriebs.
- Bessere Datensicherheit und Compliance:
Moderne ERP-Systeme bieten Sicherheitsfunktionen, um sensible Unternehmensdaten zu schützen, und sichern damit die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Verbesserte Berichterstattung und Analyse:
Mit einem ERP-System können Sie jederzeit auf Echtzeit-Daten zugreifen und sich detaillierte Berichte zu den verschiedenen Abteilungen erstellen lassen.
- Skalierbarkeit:
Die meisten ERP-Systeme sind skalierbar und können flexibel mit dem Wachstum Ihres Großhandels mithalten, indem sie beispielsweise zusätzliche Funktionen und Module hinzufügen.
- Kundenzufriedenheit:
Ein besseres Management von Bestellungen und Lieferungen führt stärkt die Kundenbindung und führt zu einer allgemein höheren Zufriedenheit.
Fazit: Stimmen Sie Ihre ERP-Software auf Ihren Großhandel ab
In den letzten Jahren hat sich eine Vielzahl von ERP-Softwarelösungen für den Großhandel spezialisiert. ERP-Softwares für den Großhandel weisen verschiedene Funktionen auf, die unter anderem zu einer optimierten Lagerverwaltung, einer umfangreichen Bedarfsplanung oder auch zur effizienteren Beschaffung und Logistik beitragen.
Es ist ratsam, dass Großhandelsunternehmen eine ERP-Softwarelösung wählen, die in der Lage ist, ihre gesamten Geschäftsprozesse abzudecken. Ebenso sollte darauf geachtet werden, dass die ERP-Software die Flexibilität bietet, um mit dem Unternehmen mitzuwachsen. Haben Sie noch Fragen zum modernen ERP-System? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren! Unsere ERP- Experten stehen für weitere Informationen zur Verfügung und helfen Ihnen gerne bei der Implementierung Ihrer neuen ERP-Software für den Großhandel.
