ERP-Module: Das sind die wichtigsten Geschäftsmodule

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist das zentrale Nervensystem eines modernen Unternehmens. Es ermöglicht den nahtlosen Datenfluss zwischen verschiedenen Abteilungen, während die Mitarbeiter gemeinsame Geschäftsprozesse ausführen. Die aus dem ERP-System gewonnenen Informationen sind entscheidend für die Leistungsmessung und die strategische Entscheidungsfindung.

Die Funktionalität eines ERP-Systems ist in verschiedene Module strukturiert, die für spezifische Unternehmensbereiche wie Finanzen, Beschaffung, Lieferkette und Personalwesen entwickelt wurden. Teams aus verschiedenen Bereichen greifen über eine zentrale Plattform auf das ERP-System zu. Dies schafft eine gemeinsame Sicht auf die Geschäftsprozesse und stellt sicher, dass alle auf die gleichen Daten aus einem zentralen Repository zugreifen.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen eine Übersicht über alle relevanten ERP-Module ermöglichen, die zu einem reibungslosen Geschäftsprozess beitragen. 

Was sind ERP-Module?

ERP-Module sind die verschiedenen Komponenten oder Geschäftsfunktionen eines ERP-Systems. Diese Module umfassen Funktionen, die in erster Linie für das Backoffice eines Unternehmens bestimmt sind, wie z. B. Finanz- und Rechnungswesen, Beschaffung, Bedarfsplanung oder Personalverwaltung. Einige Unternehmen erweitern ihre ERP-Systeme um Front-End-Funktionen wie Customer Relationship Management (CRM), um eine nahtlose Integration im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. 

Andere wiederum  bevorzugen einen schrittweisen Ansatz. Die Implementierungsphasen können nach Geschäftsbereichen oder globalen Regionen erfolgen, wobei die Funktionalitäten je nach Bedarf hinzugefügt werden. 

Trotz dieser Unterschiede basieren alle Module auf wohldefinierten Datenstrukturen innerhalb einer einzigen Datenbank, wodurch eine einheitliche Datenbasis und Benutzererfahrung gewährleistet wird. Anstelle von disparaten Geschäftsprozessen gibt es nun Ordnung und Prozesssteuerung in einem ERP-System.

Die wichtigsten ERP-Module und ihre Funktionen

ERP-Lösungen unterscheiden sich je nach Geschäftsprioritäten, Branche und individuelle Unternehmensanforderungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten ERP-Module vor, erklären Ihnen ihre Funktion und für welches Unternehmen diese besonders relevant sind. 

DMS: Dokumentenmanagementsystem

ERP System in Dokumentenmanagement, kurz auch DMS genannt, bezeichnet ein System zur Verwaltung von unternehmensrelevanten Dokumenten. Ein DMS System fungiert als zentrale Datenbank und kann durch seine zentrale Ausrichtung die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensabteilungen erheblich erleichtern. 

Zwar kann ein Dokumentenmanagementsystem auch einzeln implementiert werden, das volle Potential des Systems wird jedoch erst in einer ganzheitlichen Lösung ausgeschöpft. Aus diesem Grund ist die Integration in ein ERP-System als sinnvoll zu erachten.

Innerhalb eines ERP-Systems kann ein DMS-Modul zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit eingesetzt werden. Moderne DMS-Module bieten eine Vielzahl nützlicher Funktionen, die den Mitarbeitern im Tagesgeschäft Zeit sparen. So ermöglicht beispielsweise die Volltextsuche einen schnellen Überblick über alle relevanten Dokumente zu einer bestimmten Kundennummer.

CRM-System: Kundenbeziehungsmanagement

Kundenbeziehungsmanagement (auch Customer Relationship Management/CRM genannt) ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist, benötigt es Kunden, die die Produkte kaufen oder die angebotenen Dienstleistungen in Anspruch nehmen, damit das Unternehmen Umsatz generiert. Angesichts steigender Kundenerwartungen durch Globalisierung und digitalen Fortschritt ist es unerlässlich, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und Marktentwicklungen frühzeitig zu erkennen.

Hier kommt das CRM-System zum Einsatz: Das CRM-Modul innerhalb eines ERP-Systems ermöglicht die Abbildung und Steuerung aller kundenspezifischen Prozesse. Es sammelt relevante Daten entlang der gesamten Customer Journey und speichert diese in der Kontakthistorie des Kunden. Diese Daten liefern wertvolle Einblicke in das Kaufverhalten, die Interessen und die bevorzugten Interaktionskanäle der Kunden. Unternehmen können diese Erkenntnisse nutzen, um fundierte Entscheidungen über zukünftige Vertriebs- oder Marketingaktivitäten zu treffen.

Human Resource Management

Human Resource Management (HRM), auch Personalwesen genannt, nimmt in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Auch in ERP-Systemen finden sich zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für ein HRM-Modul, das zur Effizienzsteigerung des Personalmanagements im Unternehmen beitragen kann.

Die strategische Planung des Personaleinsatzes spielt für viele Unternehmen eine entscheidende Rolle. Ziel ist es, Arbeitszeiten bedarfsgerecht zu gestalten, um eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu erreichen, ohne Überstunden oder Leerlaufzeiten zu riskieren.

Ein implementiertes HRM-Modul im ERP-System kann hier eine Lösung bieten. Während viele Unternehmen noch auf Excel-Tabellen oder Erfahrungswerte zurückgreifen, sind moderne HR-Tools in der Lage, beispielsweise die Kundenfrequenz in Kaufhäusern zu prognostizieren. Diese Software analysiert historische Daten zum Kundenaufkommen und berücksichtigt sogar Wetterdaten, da Kaufhäuser an regnerischen Tagen tendenziell stärker frequentiert werden. So können Unternehmen ihr Personal gezielt einsetzen, um Leerzeiten zu vermeiden und eine gleichmäßige Auslastung zu gewährleisten.

Finanzmodule im ERP-System

Finanzmodule sind ein zentraler Bestandteil von ERP-Software und decken wichtige Prozesse von der Buchhaltung bis zum Controlling ab. Unternehmen können mit diesen Modulen alle relevanten Prozesse zentral verwalten. Im Folgenden wird auf das Controlling und das Rechnungswesen innerhalb einer integrierten ERP-Lösung näher eingegangen.

Controlling

Das Controlling ist eine zentrale Funktion im Unternehmen, die von der Unternehmensleitung zur Steuerung der verschiedenen Bereiche eingesetzt wird. Es ist Teil des Managements und hat die Aufgabe, die Unternehmensbereiche zu planen, zu steuern und zu überwachen.

Die Verknüpfung der Controllingfunktionen mit dem unternehmenseigenen ERP-System liegt auf der Hand. Moderne ERP-Systeme bieten in der Regel standardisierte Controllingfunktionen wie die Bereitstellung aktueller Kennzahlen und die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu simulieren. Dies ermöglicht dem ERP Controlling fundierte Entscheidungen zu treffen und die Zielerreichung zu verfolgen.

Buchhaltung

Die Buchhaltung spielt eine essenzielle Rolle für Unternehmen, da sie dazu dient, sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos zu dokumentieren. Heutzutage erfolgt diese Dokumentation oft nicht mehr in physischen Geschäftsbüchern, sondern digital mithilfe von Buchhaltungssoftware, wie mitunter innerhalb eines ERP-Systems.

Vertriebsmodul im ERP-System

Profitieren Sie von einem voll integrierten ERP-System im Vertrieb. Hier ist insbesondere die Anbindung an das CRM von großer Bedeutung. CRM-Daten liefern sowohl dem Marketing als auch dem Vertrieb wertvolle Informationen über die Präferenzen einzelner Kunden sowie des gesamten Marktes. Diese Informationen können von Vertriebsmitarbeitern genutzt werden, um Kunden gezielter Angebote zu unterbreiten.

Projektmanagement im ERP-System

Ein Projektmanagement-Modul ist nicht unbedingt für Unternehmen aller Branchen erforderlich. In einigen Branchen jedoch ist der Einsatz eines Projetmanagementsystems unerlässlich.Über ein Projektmanagement-Modul können allen Projektbeteiligten softwareseitig Rollen zugewiesen und koordiniert werden. Über spezielle Gastzugänge können auch externe Parteien, wie z.B. Auftraggeber, in das System integriert werden.

Fazit: Die richtigen Module auswählen

Zusammenfassend gilt, dass moderne ERP-Systeme aus verschiedenen Modulen bestehen, die die Aufgaben und Prozesse unterschiedlicher Unternehmensbereiche abwickeln. Durch die Verknüpfung dieser Module wird ein nahtloser Informationsfluss zwischen den einzelnen Bereichen gewährleistet. So können Unternehmen aus den vorhandenen Daten das Maximum an Informationen herausholen.

Bei der Auswahl von ERP-Modulen sollte Ihre oberste Priorität darin bestehen, diejenigen auszuwählen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entsprechen. Es gibt keine Einheitslösung für ERP-Systeme, daher ist eine individuelle Auswahl unerlässlich.

Die in einem ERP-System enthaltenen Standardmodule unterscheiden sich je nach Anbieter erheblich. Kernfunktionen im Finanzbereich sind in der Regel enthalten, während andere Bereiche wie Vertrieb oder Personalverwaltung separat angeboten werden können. Auch die Kosten für ERP-Module können stark variieren, wobei On-Premise-Anbieter in der Regel Lizenzen pro Benutzer verkaufen, während Software-as-a-Service-Anbieter monatliche oder jährliche Abonnements anbieten.

Einige ERP-Anbieter bieten branchenspezifische Lösungen an, z. B. ein Lieferkettenmodul für die verarbeitende Industrie oder ein E-Commerce-Modul für den Einzelhandel. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen hauptsächlich Produkte oder Dienstleistungen anbietet, benötigen Sie unterschiedliche Module wie Supply Chain Management, Auftragsverwaltung oder professionelle Servicemodule für einen optimierten Kundensupport. Es ist wichtig, ein System zu wählen, das sich an Ihre Branche und die spezifischen Herausforderungen und Chancen Ihres Unternehmens anpassen lässt.

Ein erstklassiges ERP-System ermöglicht es Ihnen, mit den Basisfunktionen zu beginnen und im Laufe der Zeit weitere Module hinzuzufügen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Haben Sie Fragen zu den Modulen eines ERP-Systems? Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung und helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen erfolgversprechendsten Module zu entwickeln. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung und helfen Ihnen dabei, die Module zu identifizieren, die am besten zu den AnforderungenIhres Unternehmens passen.