ERP-Softwaresysteme und Warenwirtschaftssysteme werden von Unternehmen oftmals als Synonym verwendet..
Doch Vorsicht: Zwar basieren sowohl ERP- als auch Warenwirtschaftssysteme auf einer leistungsfähigen Software-die Ausrichtungen der beiden Systeme unterscheiden sich jedoch maßgeblich.
Während eine Warenwirtschaft sich zentral auf den Materialfluss bezieht, werden bei einer ERP-Software alle Ressourcen mit einbezogen und effizienter gestaltet, um die Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wo genau die weiteren Unterschiede zwischen ERP-System und Warenwirtschaftssystem liegen und welche Lösung die Richtige für Ihr Unternehmen ist, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Als Warenwirtschaftssysteme versteht man computergestützte Verfahren, die zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung von Warenbeständen dienen. Das zentrale Ziel eines Warenwirtschaftssystems ist es dabei, eine effiziente und effektive Steuerung von Warenflüssen zu sichern
Mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems soll folglich sichergestellt werden, dass die richtige Ware mit möglichst geringem Kostenaufwand in der richtigen Menge am richtigen Ort ankommt.
Im Allgemeinen sind Warenwirtschaftssysteme weit verbreitet. Während die Anwendung solcher Steuerungssysteme früher nur großen Handelsketten vorbehalten war, werden Warenwirtschaftssysteme heutzutage auch immer mehr von kleineren und mittleren Betrieben genutzt.
Was ist ein ERP-System?
Bei Enterprise Resource Planning Systemen-kurz auch ERP genannt- handelt es sich um komplexe Werkzeuge in der Unternehmensverwaltung.
Grundsätzlich verfügt eine ERP-Software über eine Vielzahl an verschiedenen Funktionen und Aufgaben.
Innerhalb eines ERP-Systems ist es möglich, Materialressourcen, Kapital– und Personal Ressourcen, Betriebsmittel sowie Kommunikationstechnologien bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu überwachen.
Welche Funktionen genau mit einem ERP-System möglich sind, hängt jedoch auch vom individuellen Einsatzbereich und den Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens ab.
Im Allgemeinen sind ERP Systeme nach persönlichen Anforderungen des Unternehmens modifizierbar. Auch Systemupdates sind problemlos möglich.
ERP-Systeme ermöglichen es demnach den Unternehmen, komplexe Betriebsabläufe durchzuführen und sicherzustellen.
Eine leistungsfähige ERP-Software mit integrierter Cloud ermöglicht somit einen weltweiten Zugriff auf bereitgestellte und wichtige Betriebsinformationen.
Funktionen eines Warenwirtschaftssystems
Der zentrale Schwerpunkt eines Warenwirtschaftssystems, abgekürzt auch WaWi, liegt in der Abbildung des Warenflusses eines Unternehmens.
Moderne Warenwirtschaftssysteme zeichnen sich dabei durch verschiedene Funktionen aus, hierzu gehören unter anderem:
- Logistik und Lagerung
- Bedarfsermittlung
- Beschaffung
- Produktion (Recycling, Entsorgung, Verbrauchsermittlung etc.)
- etc.
Auch kann ein Warenwirtschaftssystem die erfassten Waren genauestens den verschiedenen Material- und Stoffgruppen einordnen und unterscheiden. So kann ein WaWi-System die Materialien unter anderem in folgende Gruppen einordnen:
- Hilfsstoffe
- Betriebsstoffe
- Rohstoffe
- Ersatzteile
- Endprodukte
- Montagebauteile
- Kuppelprodukte
etc.
Funktionen eines ERP-Systems
ERP-Systeme sind im Vergleich zum Warenwirtschaftssystem komplexer angelegt und zielen auf eine Gesamtressourcenplanung des Unternehmens ab.
Ein ERP System bietet umfassende Anpassungsmöglichkeit und deckt dabei in der Regel folgende Unternehmensbereiche ab:
- Logistik und Lagerung
- Bedarfsermittlung
- Beschaffung
- Materialwirtschaft
- Personalwirtschaft
- Vertrieb
- Controlling
- Rechnungswesen
etc.
Ein zentrales Merkmal von ERP-Systemen ist, dass die Abgrenzungen der verschiedenen Abteilungen aufgehoben und in eine einzige Lösung zentralisiert werden.
Der Vorteil daran: Jeder Mitarbeiter hat zu jeder Zeit Zugriff auf dieselben Daten, sodass interne Informationsflüsse mittels ERP-System optimiert und unterstützt werden.
Vorteile von Warenwirtschaftssystemen
Allgemein gilt: Warenwirtschaftssysteme weisen einen deutlich geringeren Funktionsumfang auf, als dies beispielsweise bei ERP Systemen der Fall ist.
Auch wenn dies zunächst wie ein Nachteil klingt, weist dieser Umstand auch einige Vorteile mit sich.
Ein großer Vorteil: Der Kostenfaktor. Durch den geringen Funktionsumfang ist ein Warenwirtschaftssystem in der Regel wesentlich günstiger als die Implementierung eines umfangreichen ERP-Systems.
Auch gilt, dass die Software durch den geringen Funktionsumfang für die Nutzer schnell erlernbar ist und demnach nur eine kurze Einarbeitungsphase ausreicht.
Warenwirtschaftssysteme sind grundsätzlich nur für Handelsunternehmen konzipiert. Für diese Branche bieten die Systeme auch große Vorteile. Durch die Nutzung eines modernen Warenwirtschaftssystems kann mitunter auch die Automatisierung des Waren- und Materialflusses gewährleistet werden.
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Prozesse, die durch ein Warenwirtschaftssystem unterstützt werden. Hierzu zählen unter anderem die Lagerverwaltung, die Beschaffung, der Verkauf, das Auftragswesen und das Retourenmanagement.
Ein gutes Warenwirtschaftssystem kann Ihr Unternehmen und insbesondere Ihren Versandhandel–Bereich enorm bereichern.
Während ERP-Systeme oftmals speziell für bestimmte Produktionsprozesse entwickelt und angepasst werden, kann sich ein Warenwirtschaftssystem unabhängig von der Art des Enderzeugnisses vollkommen auf den Versandprozess konzentrieren. Das hat positive Auswirkungen auf Ihren Kundenservice.
Mit dem WaWi können Routineaufgaben automatisiert und mit wenigen Klicks erledigt werden, sodass Sie durch das System mit einer großen Zeitersparnis profitieren.
Warenwirtschaftssysteme sind besonders gut für einfache Handelsunternehmen geeignet, die keine eigene Produktion haben. Auch für Handelsbetriebe, die einen Großteil der Finanz- und HR-Prozesse an Steuerberater und Co. ausgelagert haben, kann ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll sein.
Vorteil des ERP Systems
Der größte Vorteil eines ERP-Systems ist seine Vielfältigkeit. Während Warenwirtschaftssysteme vorwiegend nur in Handelsunternehmen eingesetzt werden und hinsichtlich ihrer Funktionen eingeschränkt sind, sind ERP Systeme branchenneutral einsetzbar und weisen für jede Abteilung einen Nutzen auf. Das ERP-System fungiert somit als ein Allrounder der Softwaresysteme.
Ein weiterer Vorteil von ERP Systemen: Die einfache, abteilungsübergreifende Datenhaltung in einem System. Eine transparente und einheitliche Datenbasis optimiert die internen Unternehmensprozesse und macht Ihr Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig.
Warenwirtschaftssystem und ERP-System im Vergleich
Auch wenn WaWi-Systeme und ERP-Systeme von Betrieben oftmals als Synonym verwendet werden, gibt es zwischen den beiden Softwarelösungen klare Unterschiede.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen das Warenwirtschafts- und das ERP-System im Vergleich auf:
Zukunftsorientierung
Warenwirtschaftssystem: Ein WaWi-System eignet sich nur bedingt für die Zukunft, denn spätestens mit dem Wachstum des Unternehmens, sind weitere Softwaretools und Funktionen zur Sicherung des Betriebsablaufs unabdingbar.
ERP-System: Ein ERP-System gilt als eine sehr zukunftssichere Software. Dies liegt mitunter daran, dass die Software in der Regel sehr stark skalierbar und modifizierbar ist.
Branchen
Warenwirtschaftssysteme: In der Regel sind WaWi-Systeme nur für kleine Produktions– und Einzelhandelsunternehmen ausgerichtet.
ERP-Systeme: ERP-Systeme sind generell für alle Branchen geeignet. Je nach Bedarf gibt es branchenerweiterte Lösungen, mit denen die Software erweitert werden kann.
Funktionen:
Warenwirtschaftssystem: Ein Warenwirtschaftssystem verfügt über Tools und Funktionen zur Bedarfsermittlung, Lager, Logistik und Beschaffung von Waren.
ERP-System: In der Regel verfügt ein ERP System über eine Vielzahl von Tools und Funktionen, die nicht nur die Warenwirtschaft betreffen, sondern auch Personal, Ressourcen, Buchhaltung und vieles umfasst.
Kosten:
Warenwirtschaftssystem: In der Regel sollten Sie bei einem Warenwirtschaftssystem mit durchschnittlich 30 Euro pro Monat und User rechnen. Die Einmalzahlung des Unternehmens variiert dabei je nach Größe des Vertriebs. Ein Warenwirtschaftssystem ist vergleichsweise günstig in der Anschaffung, weist dafür jedoch auch deutlich weniger Funktionen und Tools auf.
ERP-System: Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen ERP-Paketen lassen sich für ERP-Systeme keine konkreten Kosten nennen. Grundsätzlich gilt jedoch, dass neben den laufenden Kosten auch die Phase der Implementierung und der Einarbeitung mit finanziellen und zeitlichen Kosten verbunden ist. Auch sollten ERP-Systeme in regelmäßigen Abständen geupdatet werden. Mehr dazu in unserem Beitrag „ERP-System Kosten„
Die Übersicht zeigt auf, dass ein Warenwirtschaftssystem im Vergleich zum ERP-System von der Bedienung und Anschaffung einfacher und kostengünstiger ist. Vor allem kleine Unternehmen entscheiden sich in den Anfängen daher für eine Warenwirtschaftssoftware.
Sobald das Unternehmen jedoch anfängt zu wachsen und die Aufgabenbereiche an Komplexität gewinnen, stoßen Betriebe mit ihrem Warenwirtschaftssystem schnell an ihre Grenzen
In der Regel findet spätestens zu diesem Zeitpunkt ein Wechsel zum zukunftsorientierten ERP–System statt.
Welche Lösung passt besser zu Ihrem Unternehmen?
Generell gilt, dass Warenwirtschaftssysteme vorrangig in reinen Handelsunternehmen eingesetzt werden, während ERP-Systeme wiederum aufgrund ihrer Vielseitigkeit in allen Unternehmensbranchen installiert werden können.
Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass reine Handelsunternehmen heutzutage eher eine Ausnahme bilden.
Auch im technischen Großhandel werden Service und Co. immer wichtiger, um sich von der Konkurrenz abzugrenzen.
Das Problem dabei: Jegliche zusätzlichen Angebote sind nur schwer mit einem Warenwirtschaftssystem zu realisieren. Somit gilt, dass eine Warenwirtschaft schnell an ihre Grenzen stößt
Des Weiteren gehen viele Handelsunternehmen heutzutage dazu über, nicht nur im eigenen Geschäft, sondern auch im Internet per eigenem Webshop oder über Marktplätze wie Amazon und Co. ihre Waren zu verkaufen.
Damit der Vertrieb effizient abgewickelt werden kann, müssen Unternehmen ihre internen Prozesse optimieren und sich auf vielfältige Weise mit Handelspartnern vernetzen.
Diese Vernetzung ist zwingend notwendig, wenn Sie sich auf dem Markt durchsetzen wollen. Mit einem reinen Warenwirtschaftssystem ist sie jedoch nicht zu realisieren.
ERP-Systeme weisen den Vorteil auf, dass sie eine Vielzahl verschiedener Funktionen aufweisen, welche alle wesentlichen Unternehmensbereiche miteinander vereinen. Auf diese Weise können Sie abteilungsübergreifende Prozesse effizienter und erfolgreicher gestalten.
Somit gilt, dass ein ERP-System im Unterschied zu einem Warenwirtschaftssystem, das Unternehmen als Ganzes betrachtet und mit einer ERP-Software neben dem Warenfluss auch gleichzeitig die Überwachung und Durchführung von Finanzen, Betriebsmittel und Personalressourcen ermöglicht wird.
Fazit:
Ob ein Warenwirtschaftssystem oder ein ERP-System- welche Softwarelösung letztendlich am besten zu Ihrem Unternehmen passt, kommt ganz auf Ihre Anforderungen an.
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