Buchhaltung mit ERP-Software: Vorteile, Informationen und ein allgemeiner Einblick

Wenn Sie die Prozesse, die im Rahmen der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen relevant werden, optimieren und Ihre Finanzen noch übersichtlicher gestalten möchten, können Sie gut beraten sein, auf die Vorteile zu setzen, die Ihnen ein ERP System bietet.

Aber was ist eigentlich das Besondere an ERP Buchhaltung? Für wen lohnen sich die einschlägigen Funktionen genau? Und was ist das Praktische an einer modernen ERP Software?

Die folgenden Abschnitte beleuchten die Vorgänge rund um das klassische ERP System etwas genauer und zeigen, wie sich ERP auf unkomplizierte Weise in die Unternehmensprozesse und in die Finanzbuchhaltung integrieren lässt.

Was bedeutet eigentlich ERP?

[/highlight-box]Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Mit einem ERP System haben Sie dementsprechend die Möglichkeit, die Ressourcen, die Ihnen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, optimal zu nutzen.[/highlight-box]

Damit einer unkomplizierten Lösung nichts im Wege steht, werden die einzelnen Bestandteile des Unternehmens in Prozesse eingeteilt. Basierend hierauf werden dann wiederum die zur Verfügung stehenden Ressourcen vergeben.

Im Rahmen der Integration der jeweiligen Lösungen ist es wichtig, sicherzustellen, dass durch die entsprechenden Maßnahmen keine Engpässe entstehen, aber auch in keinem der Bereiche Ressourcen verschwendet werden.

Umfangreich und aussagekräftig: Diese Bereiche umfasst ein ERP System

Wenn Sie sich in der Vergangenheit mit dem Thema ERP Software auseinandergesetzt haben, wurden Sie sicherlich in regelmäßigen Abständen mit dem Begriff „Ressourcen“ konfrontiert. Aber worum handelt es sich hierbei eigentlich genau? Grundsätzlich gilt, dass sich alle Arten von Ressourcen in einem modernen ERP System abbilden lassen.

Zu den bekanntesten Beispielen gehören unter anderem:

• unterschiedliche Materialien

• Maschinen und Werkzeuge

• der Fuhrpark Ihres Unternehmens

• das Personal

• verschiedene Immobilien.

Ziel ist es, auf Basis einer entsprechenden Planung für eine optimale Verteilung von Ressourcen zu sorgen – und das bei jedem Schritt des Leistungs- oder Fertigungsprozesses. Die verschiedenen ERP Lösungen helfen Ihnen dabei, alle Systeme und Schritte im Blick zu behalten. So können Sie, wenn Sie einen Fehler entdecken, schnell gegensteuern und Schlimmeres verhindern. Sie Ressourcen, die Sie dann in einem Bereich sparen, können Sie an anderer Stelle einbringen und so die Effektivität Ihres Unternehmens steigern.

ERP Systeme und eine verantwortungsvolle Aufgabe

Wer sich einmal mit einzelnen Bereichen seines Unternehmens auseinandersetzt und in diesem Zusammenhang Themen wie Warenwirtschaft, Finanzwesen und andere Prozesse in den Fokus rückt, erkennt schnell, dass es fast unmöglich ist, ohne eine moderne ERP Software wirklich alles im Blick zu behalten.

Genau an dieser Stelle zeigen sich die maßgeblichen Vorteile der unterschiedlichen Lösungen. Alle Daten, die wichtig werden, wenn es darum geht, die Basis für ERP Prozessoptimierung  zu schaffen, werden nach der Integration einer ERP Software an einer Stelle zusammengetragen und können jederzeit abgerufen werden.

Die Buchhaltung als ein wichtiger Teil der ERP Software

Und damit einer optimalen Übersichtlichkeit Ihrer Daten nichts im Wege steht, nutzt die ERP Software verschiedene Module. Ob Sie jeden Bestandteil der jeweiligen Softwarelösungen nutzen oder nur manche Geschäftsprozesse abbilden möchten, ist natürlich von Ihren persönlichen Ansprüchen abhängig. Sie können eine allgemeine Standardlösung nutzen oder die Vorteile eines individuell zusammengestellten ERP Systems genießen.

Vor allem die folgenden Module sind beliebt, wenn es darum geht, Prozesse zu überwachen und letztendlich auch zu erleichtern:

• Finanzbuchhaltung

• Business Intelligence

• Personalwesen

• Produktion

• Supply Chain

• Dokumentenmanagement.

Schnell fällt auf, dass alle der genannten Bereiche mehr oder weniger direkt mit dem Finanzwesen verbunden sind. Und genau deswegen erfreut sich ERP als Finanzbuchhaltungssoftware einer derart großen Beliebtheit. Die ERP Software, die sich mit dem Modul der Buchhaltung auseinandersetzt, arbeitet auf unterschiedlichen Ebenen und bietet eine Lösung, die sich auch optimal in eine bereits bestehende Finanzbuchhaltung integrieren lässt.

Welche Funktionen bietet das Modul Buchhaltung?

Finanzbuchhaltung

Nach der Integration Ihrer Finanzbuchhaltung in das ERP System können Sie alle Funktionen nutzen, die mit Hinblick auf Kreditoren und Debitoren relevant werden. Buchen Sie Belege, verwalten Sie Stammdaten und halten Sie Zahlungseingänge nach. Eine moderne Buchhaltungssoftware dieser Art erfüllt natürlich alle Vorgaben, die durch den Gesetzgeber festgelegt wurden.

Kosten nachvollziehen

Bei der Analyse des eigenen Unternehmenserfolgs ist es natürlich wichtig, nicht nur reine Buchungen, sondern auch Kosten nachvollziehen zu können. Wie praktisch, dass es auf der Basis eines ERP Systems möglich ist, Summen, die an Lieferanten gezahlt wurden, nachzuhalten. Integrieren Sie hierzu einfach Ihre Kostenrechnung in das jeweilige ERP System und nutzen Sie die entsprechenden Möglichkeiten. Bestimmen Sie ganz einfach, wie viel Geld Sie in welchem Bereich ausgeben und führen Sie die entsprechenden Nachweise! Somit behalten Sie alle Kosten im Blick.

Anlagenbuchhaltung

Zu einer vollkommenen Finanzwirtschaft gehört es unter anderem auch, das Anlagevermögen eines Unternehmens zu überwachen und hin und wieder eine einschlägige Analyse durchzuführen. Vor allem der Bereich der Abschreibungen spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Eine ERP Software hilft dabei, alle Erfordernisse zu berücksichtigen und den Anforderungen des Gesetzgebers zu entsprechen.

Kosten für Materialien im Blick behalten

Wer alle Vorteile einer modernen Warenwirtschaft für sich nutzen möchte, sollte ERP Systeme unter anderem auch dazu nutzen, um sich jederzeit über aktuelle Bestände im Lager zu informieren. Die entsprechenden Daten helfen dabei, den bereits oben erwähnten Engpässen bestmöglich vorzubeugen und Anfragen von Kunden schnellstmöglich beantworten zu können. Die Suche nach den jeweiligen Daten und Informationen sollte nicht länger als nötig dauern.

Planung und Controlling

So gut wie jeder Unternehmer weiß, dass es eigentlich hin und wieder einen Blick in die Glaskugel bräuchte, um allen Anforderungen gerecht werden zu können. Doch auch hier hilft eine verlässliche ERP Software weiter. Die Daten aus der Buchhaltung sorgen dafür, dass einer tagesaktuellen Planung nichts im Wege stehen dürfte. Eine hervorragende Lösung für alle, die auf der Basis von modernen Systemen „mal eben schnell“ einen Blick auf das Budget, die Gewinn- und Verlustrechnung und andere Details werfen möchten.

Welche Lösungen können diejenigen nutzen, die Ihre Finanzbuchhaltung ausgelagert haben?

Viele Unternehmen sind im Laufe der Zeit dazu übergegangen, Ihre Finanzbuchhaltung auszulagern. Keine Frage: Hierbei handelt es sich um eine praktische Lösung, die den Einsatz einer eigenen Finanzbuchhaltungssoftware im ersten Schritt unnötig macht… oder doch nicht? Diejenigen, die Ihr Rechnungswesen an einen Steuerberater ausgelagert haben, können ebenfalls von der Nutzung einer Buchhaltungssoftware beziehungsweise einer ERP Software profitieren.

Rechnungen, Informationen zu Kunden und Belege werden dann ganz einfach über eine ERP Schnittstelle übertragen. Der Vorteil: Genau das ist oft weitaus weniger aufwendig als befürchtet. Wichtige Daten aus dem Rechnungswesen, zum Beispiel rund um Ein- und Ausgangsrechnungen, werden dann ganz automatisch an die jeweilige Buchhaltungssoftware weitergegeben und hier verarbeitet.

Zudem hilft die Integration der ERP Lösung dabei, Daten rund um Warenwirtschaft und Finanzen innerhalb weniger Augenblicke abrufen zu können. Auf diese Weise ist es für viele Unternehmen ganz nebenbei möglich, Kosten zu sparen. Denn: Ein Unternehmen, das sich mit möglichst vielen Aufgaben rund um die Bereiche Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft auseinandersetzt, hat nicht nur jederzeit Zugriff auf wichtige Zahlen, sondern zahlt in der Regel auch weniger für die externe Steuerberatung.

Fazit: Darum lohnt es sich, eine ERP Software in den Alltag eines Unternehmens zu integrieren

Wenn Sie sich ein wenig genauer mit ERP Systemen, deren Anforderungen und Vorteilen auseinandersetzen, erkennen Sie sicherlich schnell, dass es sowohl ERP für kleine Unternehmen als auch für große Unternehmen sinnvoll ist, den Bereich der Finanzbuchhaltung zu integrieren.

Besonders praktisch ist es selbstverständlich, dass es mit einem ERP System möglich ist, alle Daten, die im Rahmen der Finanzbuchhaltung relevant werden, abzubilden. Fragen, wie zum Beispiel:

• Mit welchen Kunden generiere ich die meisten Umsätze?

• Welche Artikel verkaufen sich am besten? (Oder: Welche Artikel lohnen sich nicht?)

• Wie viel Budget steht mir noch zur Verfügung?

• Nutze ich all meine Ressourcen optimal?

lassen sich mit einem ERP System und der jeweiligen Software beziehungsweise Funktion optimal darstellen.

Zu guter Letzt lässt sich durch die Integration von Systemen Zeit sparen. Gerade Unternehmen, die es bevorzugen, Abläufe zu automatisieren, können sich, nachdem die jeweilige ERP Software eingerichtet wurde, bequem zurücklehnen und sich weiter auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Und keine Sorge! Nach der Integration einer ERP Software muss niemand auf die Zusammenarbeit mit einem externen Steuerberater verzichten! Im Gegenteil!

Mittlerweile gibt es zahlreiche Schnittstellen, die zeigen, wie einfach es ist, die relevanten Daten ganz einfach auszutauschen und auszuwerten. Egal, ob sich ein Unternehmen auf den Verkauf von Produkten oder auf das Erbringen von Leistungen fokussiert hat: Die verschiedenen Systeme sind quasi „universell“ und in jeder Branche einsetzbar und werden somit ganz sicher in Zukunft weiterhin für viele Akteure am Markt eine wichtige Rolle spielen.