In der heutigen, wettbewerbsorientierten Geschäftswelt wird es immer wichtiger für kleine Unternehmen, sich auf dem Markt stark positionieren zu können.
Damit dies auch gelingt, müssen kleine Betriebe ihre betrieblichen Abläufe optimieren und begrenzte Ressourcen effizient nutzen.
Hier kommen ERP-Systeme ins Spiel: Ein ERP-System bietet kleinen Unternehmen die Möglichkeit, ihre internen Prozesse zu verbessern und innerbetriebliche Abläufe effektiv miteinander zu verknüpfen.
Aufgrund Ihrer hohen Effizienz sind ERP-Systeme nicht nur für große, internationale Firmen von zentraler Bedeutung geworden. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Nutzung von ERP-Systemen immer entscheidender.
In diesem Beitrag werden wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die Nutzung von ERP-Systemen geben und erläutern, wie die Software auch Ihrem kleinen Unternehmen dabei helfen kann, die Produktivität zu steigern und erfolgreich zu wachsen.
Definition: Was sind ERP-Systeme?
ERP steht für Enterprise Ressource Planning und kann übersetzt werden als “Unternehmensressourcenplanung”.
Bei einem ERP-System handelt es sich um eine integrierte Softwarelösung, die verschiedene Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens miteinander verbindet.
Ein ERP-System sorgt für den reibungslosen Austausch von unternehmensinternen Informationen und ermöglicht somit eine effiziente Verwaltung von Ressourcen wie Personal, Finanzen, Lagerbestände, Produktion und Vertrieb.
Benötigen kleine Unternehmen tatsächlich eine ERP-Software?
Oftmals unterschätzen kleine Unternehmen und Start Ups den Nutzen einer ERP-Software und gehen davon aus, dass ein ERP-System bei einem kleinen Betrieb nicht notwendig ist.
Diese Annahme ist jedoch falsch!
Im Grunde muss jedes Kleinunternehmen individuell entscheiden, welche Unternehmensbereiche mit einem Softwaresystem unterstützt werden soll, welche Softwarelösung hierfür am besten geeignet ist und wie hoch das finanzielle Budget für die Implementierung eines Systems ist.
Grundsätzlich gilt jedoch, dass zentrale Geschäftsbereiche in der heutigen Zeit immer von der Nutzung eines Softwaresystems profitieren, da auf diese Weise eine Automatisierung und Verwaltung der Prozessabläufe sichergestellt werden.
Warum ERP-Systeme auch für kleine Unternehmen sinnvoll sind
Ursprünglich wurden ERP-Systeme, wie der Name auch schon sagt, für Unternehmen in Enterprise Größenordnung entwickelt.
In großen Unternehmen kann schnell der Überblick über Ressourcen, Daten und unternehmensinternen Prozessen verloren gehen.
Aber nicht nur große Betriebe sind für die Bewältigung des Tagesgeschäfts auf die Unterstützung von ERP-Software Lösungen angewiesen.
Auch Kleinunternehmen und Start Ups können vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren.
Wenn Ihr Unternehmen viele Daten mit externen Systemen, wie zum Beispiel mit Versand Dienstleistern und Lieferanten austauscht, erweist sich ein ERP-System oftmals als besonders vorteilhaft, um den Überblick zu behalten.
Zentrale Auswahlkriterien für ERP-System
Bevor Sie sich für die Implementierung einer ERP-Software entscheiden, müssen einige Aspekte beachtet werden.
Zunächst sollten Sie sich einen Überblick und das notwendige Know-How über die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens verschaffen.
Eine umfassende Analyse ist wichtig, um Herausforderungen und potentiellen Schwierigkeiten mithilfe einer ERP-Lösung frühzeitig entgegenwirken zu können.
Vor allem Kleinunternehmen sind dabei oftmals bestimmten Herausforderungen gegenübergestellt, die sich negativ auf ihre Unternehmensprozesse auswirken können.
Im Folgenden haben wir für Sie daher zentrale Anforderungskriterien zusammengefasst, die Sie vor der Implementierung eines ERP-Lösung berücksichtigen sollten:
Funktionale Anforderungen
Bei der Auswahl einer geeigneten Software gelten die funktionalen Anforderungen als eines der wichtigsten Anforderungskriterien.
Hierfür muss auch sichergestellt werden, dass Ihr gewähltes ERP-System die notwendigen Branchenanforderungen erfüllt.
Berücksichtigen Sie die Compliance-Anforderungen
Vor der Auswahl eines ERP–Systems muss geprüft werden, ob alle geforderten Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden.
Unter Compliance versteht man die Einhaltung von Regeln, Vorschriften und ethischen Standards eines Unternehmens.
Bei einer ERP-Implementierung muss demnach sichergestellt werden, dass alle relevanten internen und externen Vorschriften Ihres kleinen Betriebes eingehalten werden.
Auch ist wichtig, dass mit der Software eine revisionssichere Archivierung aller steuerrelevanten Daten und Belege möglich ist.
Prüfen Sie die Datensicherung und die Update-Funktion
Viele Branchen sind von der Schnelllebigkeit unserer modernen Gesellschaft betroffen. Die Folge: Betriebliche Prozesse können sich innerhalb kürzester Zeit grundlegend umstrukturieren und verändern.
Klären Sie daher im Vorfeld ab, inwiefern sich Ihre ausgewählte ERP-Software updaten lässt. Es ist wichtig, dass Ihr ERP-System stets auf dem neuesten Stand bleibt und sich gemeinsam mit Ihrer Firma weiterentwickelt.
Auch muss die Sicherheit Ihrer Daten zu jeder Zeit gewährleistet werden.
Handhabung des ERP-Systems
Einen weiteren wichtigen Aspekt stellt die Handhabbarkeit der gewählten ERP-Softwarelösung aus.
Wie ist das Bedienungskonzept der Software geschaltet? Ist die Handhabung selbsterklärend oder sind umfassende Mitarbeiterschulungen notwendig?
Arbeiten die Mitarbeiter gerne mit der Software?
Ist eine Nutzung von mobilen Endgeräten aus möglich?
All dies sind Fragen, die vor dem Kauf einer ERP-Software berücksichtigt werden sollten.
Implementierung der ERP-Softwarelösung
Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es notwendig, dass Ihr ERP-System über notwendige ERP-Schnittstellen verfügt, um es an die bereits vorhandene IT-Infrastruktur anzupassen.
Stellen Sie zudem vor der Implementierung Ihres ERP–Systems sicher, dass die Daten aus Ihrem alter alten Lösung übernommen werden können.
Berücksichtigen Sie die Folgekosten Ihrer ERP-Lösung
Beim Kauf einer ERP-Softwarelösung sollten Sie nicht nur die ERP-Anschaffungskosten in Ihrem Budget mit einkalkulieren, sondern ebenso die Folgekosten bedenken, die durch Mitarbeiterschulungen, Software Updates und monatliche Zahlungen entstehen werden.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Ein ERP-System sollte immer mit dem Unternehmen wachsen können. Dieser Aspekt fällt unter die Skalierbarkeit. Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Lösung auch eine Umstrukturierung der unternehmensinternen Abläufe erlaubt und sich den Workflow anpassen kann.
Vorteile einer ERP-Lösung
Nachdem Sie eine sorgfältige Unternehmensanalyse abgeschlossen und das für Sie passende ERP-System ausgewählt haben, werden Sie bereits binnen weniger Tage von den Vorteilen des Systems profitieren.
Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der zentralen Vorteile vor, die Ihnen das ERP-System für Ihr kleines Unternehmen bietet:
1. Überblick über Finanzen
Ob Lohnbuchhaltung, Rechnungen stellen, Kontoauszüge checken- mit Hilfe einer ERP-Lösung haben Sie zu jeder Zeit einen Überblick über Ihre Finanzen. Schnell, umfänglich und mit der größten Datensicherheit.
2. Verbesserung des Customer relationship management
Ein ERP-System ermöglicht es Kleinunternehmen, Kundeninformationen zentral zu verwalten und den Kundenservice zu verbessern.
Durch einen 360-Grad-Blick auf Kundeninteraktionen können Mitarbeiter besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und so ein personalisiertes Kundenerlebnis bieten.
3. Echtzeit-Informationen
Mit einem ERP-System haben Führungskräfte und Mitarbeiter Zugriff auf Echtzeit-Daten. Dies bedeutet, dass sie jederzeit den aktuellen Status von Projekten, Buchhaltung, Lagerbeständen, Finanzdaten und anderen Unternehmenskennzahlen kennen.
Dadurch können sie schnell auf sich ändernde Situationen reagieren und fundierte Entscheidungen treffen.
4. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung
Ein ERP-System automatisiert und integriert verschiedene Geschäftsprozesse, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung Ihres kleinen Unternehmens führt.
Durch den reibungslosen Informationsfluss zwischen Abteilungen können potentielle Engpässe und Verzögerungen vermieden werden, was zu einer schnelleren und effizienteren Ausführung von Aufgaben und Projekten führt.
5. Mehr Transparenz durch Zentrale Datenverwaltung im ERP-System
Ein ERP-System ermöglicht es, alle Unternehmensdaten in einer einzigen Datenbank zu zentralisieren.
Alle berechtigten Mitarbeiter können somit auf die gleichen Informationen zugreifen, was potentielle Missverständnisse und Informationslücken minimiert.
Die transparente Sicht auf die Geschäftsprozesse hilft dabei, die Durchführung von Analysen zu optimieren und ineffizienten Abläufen entgegenzuwirken.
6. Skalierbarkeit und Flexibilität
Bei der Wahl einer ERP-Lösung ist es wichtig, auf die Skalierbarkeit und das Flexibilitätspotential der Software zu achten. Gute Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, gemeinsam mit Ihrem Kleinunternehmen wachsen zu können.
So können Sie mit einer optimalen ERP-Software problemlos neue Funktionen und Module hinzufügen, um den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Dies ermöglicht kleinen Unternehmen, sich auf ihre Betriebsabläufe und ihr Wachstum zu konzentrieren, ohne dass es zu Schwierigkeiten bei der Softwarenutzung kommt.
7. Wettbewerbsvorteil durch Nutzung eines ERP-System
Mit einer erfolgreich implementierten ERP-Lösung kann sich Ihr Kleinunternehmen langfristig einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Durch einen optimierten Ablauf der Betriebsprozesse, der schnelleren Reaktionszeiten und die bessere Kundenbetreuung können Sie sich von Ihrer Konkurrenz abheben und sich auf dem Markt entsprechend positionieren.
ERP-System für kleine Unternehmen: Herausforderungen
1.Kosten und Ressourcen:
Die Implementierung einer ERP-Lösung erfordert zunächst eine beträchtliche Investitionen, die insbesondere für Kleinunternehmen eine finanzielle Herausforderung darstellen können.
Neben den finanziellen Kosten müssen auch personelle Ressourcen mit eingeplant werden. In der Regel benötigen die Mitarbeiter Zeit für Schulungen, um das System effektiv nutzen zu können.
2. Change-Management:
Die Einführung einer neuen ERP-Lösung kann die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern.
Daher ist es wichtig, ein effektives Change-Management durchzuführen, um mögliche Ängste und Unsicherheiten gegenüber Veränderungen zu minimieren und die Arbeitsbereitschaft im Unternehmen zu fördern.
3. Auswahl des richtigen Anbieters
In den letzten Jahren haben sich eine Vielzahl neuer ERP-Systeme auf dem Markt positioniert. Bei dieser breiten Vielfalt kann es für Arbeitgeber eine große Herausforderung sein, den richtigen Anbieter für Ihr kleines Unternehmen zu finden.
Eine vorab gründliche Analyse der Anforderungen des Unternehmens und ein enge Zusammenarbeit mit den potentiellen Anbietern können Ihnen dabei helfen, das passende System zu finden.
Cloudbasierte ERP-Systeme für Ihr kleines Unternehmen
Cloud-basierte ERP-Systeme haben in den letzten Jahren zunehmend an Beliebtheit gewonnen und sind vor allem für kleine Unternehmen eine kostengünstige Alternative.
Im Gegensatz zu On-Premise Systemen erfordert eine Cloud Software keine Hardware-Investitionen, sondern sind über das Internet zugänglich. Auf diese Weise sparen sich kleine Unternehmen die Anschaffung von teuren Servern und komplexen IT-Infrastrukturen.
Cloud-Erp-Lösungen bieten oftmals eine höhere Skalierbarkeit, was es kleinen Unternehmen ermöglicht, die Ressourcen flexibel je nach Bedarf und Wachstum anzupassen. Hierfür ist der richtige Anbieter Ihrer Software entscheidend.
Wenn das Unternehmen wächst, können somit zusätzliche Benutzerlizenzen oder Funktionen hinzugefügt werden, ohne dass eine umfangreiche Neukonfiguration erforderlich ist.
Die Sicherheit von Cloud-ERP-Systemen ist in der Regel sehr hoch, da seriöse Anbieter moderne Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um jegliche Daten ihrer Kunden zu schützen.
Dies ist insbesondere für kleine Unternehmen ein zentraler Punkt, da nicht alle Betriebe über ein dediziertes IT-Sicherheitsteam verfügen.
Die Zukunft von ERP-System für kleine Unternehmen
Die Zukunft von ERP-Systemen für kleine Unternehmen ist vielversprechend. Mit dem Fortschreiten der Technologie und der steigenden Akzeptanz von Cloud-basierten Lösungen werden ERP-Systeme immer benutzerfreundlicher und zugänglicher für verschiedene Branchen.
Auch die Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen könnten zukünftig eine größere Rolle spielen und die Prozessoptimierung noch weiter vorantreiben.
Durch die Integration von IoT (Internet of Things) können kleine Unternehmen ihre Produktion und Logistik noch effizienter gestalten und noch genauer auf Echtzeitdaten zugreifen.
Insgesamt werden ERP-Systeme für kleine Unternehmen zu einem unverzichtbaren Werkzeug, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Kundenzufriedenheit zu steigern und nachhaltiges Wachstum zu ermöglichen.
Fazit: ERP System führt Kleinunternehmen zum Erfolg
Allgemein gilt, dass kleine Unternehmen von der Implementierung eines ERP-Systems erheblich profitieren können.
Durch die Integration und Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse können Sie innerbetriebliche Prozesse effizienter gestalten, Ihre Unternehmensressourcen optimieren und gesicherte Entscheidungen treffen.
Somit kann eine optimal gewählte ERP-Softwarelösung dazu beitragen, das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern und Ihren Umsatz zu steigern.
Bei kleinen Unternehmen ist es jedoch wichtig, dass man bei der Auswahl eines ERP-Systems sorgfältig umgeht und die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs berücksichtigt werden.
Vor allem Aspekte wie Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und Handhabung sind bei einem ERP-System entscheidende Faktoren, die berücksichtigt werden sollten.
ERP-Systeme erweisen sich dabei für kleine Unternehmen als ebenso sinnvoll wie bei großen Konzernen und werden auch in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen.
Mit der richtigen ERP-Software können Ihnen maßgeschneiderte Lösungen angeboten werden, die Ihrem kleinen Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu wachsen.
Haben Sie noch Fragen zu der Implementierung eines ERP-Systems? Unser Experten-Team hilft Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihr Kleinunternehmen zu finden!
