Ob Finanzunternehmen oder Handwerksbetrieb: ERP-Softwaresysteme gelten seit jeher als das informationstechnologische Rückgrat eines Unternehmens und integrieren dabei ein umfassendes Spektrum von unterschiedlichen Arbeitsbereichen eines Betriebs. Ein Großteil aller Unternehmen arbeitet heutzutage mit der betrieblichen Softwarelösung – doch vor dem Start gibt es für Sie als Arbeitgeber, verschiedene Aspekte zu beachten.
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns vor allem auf die finanziellen Aspekte einer ERP-Lösung. Viele Anbieter und Ratgeber äußern sich vage, wenn es um die konkrete Nennung von Zahlen geht. In der Tat ist eine pauschalisierte Kostenkalkulation eines ERP-Systems nur in den wenigsten Fällen möglich. Grund dafür ist, dass die Gesamtkosten von zahlreichen verschiedenen Faktoren, wie beispielsweise der Anzahl der Nutzer, Kosten für Schulungen, Anpassungs- und Migrationskosten, Wartungen sowie der Anzahl der Updates abhängig sind.
Wenn Sie eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen etablieren wollen, dann gilt es daher , verschiedene externe und interne Kostenfaktoren zu berücksichtigen. Welche dies im Konkreten sind, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Interne Kosten
Im Allgemeinen gilt: Bevor die Entscheidung getroffen ist, ob oder gar welche ERP- Lösung in Ihrem Unternehmen implementiert wird, entstehen für Ihr Unternehmen bereits Kosten.
Grund hierfür ist das langwierige Auswahlverfahren bis zur Entscheidungsfindung, welches bereits enorm viel Zeit Ihres Personals beanspruchen wird.
Des Weiteren ist es notwendig, eine umfangreiche Prozessanalyse durchzuführen, um die späteren ERP-Funktionen und Module der ERP Software für Ihr Unternehmen im Konkreten zu bestimmen.
Externe Kosten
Die Lizenzen für die ERP Software sowie die Anpassung des Systems an die jeweiligen Geschäftsprozesse stellen in den meisten Fällen den Hauptfaktor der externen Kosten dar. Nichtsdestotrotz gibt es eine Vielzahl weiterer externer Faktoren, die Sie in Ihrer Kostenplanung mit budgetieren sollten, wie unter anderem:
- erforderliche Datenbanklizenzen
- Kosten für die Hardware
- Beratungsbudget
Im Allgemeinen gilt, dass die Kosten der ERP-Lösung individuell sind und sich je nach Umfang und Art des Unternehmens maßgeblich unterscheiden können. Dennoch wollen wir Ihnen einen Überblick über die jeweiligen Kostenaspekte geben, die in der Einführungs- und Planungsphase Ihrer ERP-Implementierung auf Sie zukommen werden:
Für die ERP-Einführung und für die weiterführende Nutzung des Systems entstehen externe Kosten für:
- Lizenzen
- Beratungsleistungen der Anbieter
- das Customizing an die Unternehmensleistungen
- Mitarbeiterschulungen
- Wartungen und Updates
- Anpassungen
- Supports
Hardware und Software
Die Software sowie die Hardware gelten im Allgemeinen als die Herzstücke einer ERP-Einführung und stellen daher mitunter auch den kostspieligsten Part einer ERP-Implementierung dar. Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist dabei von großer Bedeutung und sollte dementsprechend im Vorfeld gut überlegt sein.
Zwar ist auch nach einer erfolgreichen ERP-Implementierung mit weiteren laufenden Kosten zu rechnen, jedoch macht die ERP-Software in der Regel den Löwenanteil aller Kosten aus.
Die Höhe dieser Kosten hängt dabei vorrangig von folgenden Faktoren ab:
- Anzahl der benötigten Lizenzen zur Nutzung des ERP-Systems
- Anzahl an Funktionen und Modulen, die Sie im Vorfeld in Ihrem Lastenheft festlegen
- Aufwand des “Customizing”- hiermit ist die Anpassung eines Systems an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens gemeint
Im Allgemeinen gilt, dass jede ERP-Software in gewissem Maße an die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden muss, damit die gewünschten Funktionen und Tools auch möglichst effektiv genutzt werden können.
Da die Softwarelösung für das gesamte Unternehmen verwendet wird, sollte hierbei ein hohes Maß an Flexibilität vorhanden sein, um die vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Abteilungen zu erfüllen.
Dementsprechend sollte das Lastenheft für Sie von zentraler Bedeutung sein und sollte stets so gewissenhaft wie möglich von Ihnen ausgefüllt werden!
Nichtsdestotrotz gilt jedoch, dass auch mit einem sorgsam geführten Lastenheft nahezu jede ERP-Software in gewissem Maße an die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden muss, damit die gewünschten Funktionen und Tools auch so effektiv wie möglich von Ihnen genutzt werden können.
Kosten für ERP-Mitarbeiterschulungen
Nach der erfolgreichen Implementierung einer ERP-Lösung folgt der nächste wichtige Schritt:
Die neue Software Ihren Mitarbeitern nahezubringen und zu erläutern.
Hierfür fallen nicht nur externe Schulungskosten an- auch müssen Sie bedenken, dass eine Schulungsteilnahme Ihres Personals mit fehlender Arbeitszeit gleichzusetzen ist.
Bedenken Sie, dass eine Schulung nicht innerhalb eines Tages erledigt ist- manchmal kann sich eine Schulungsphase über mehrere Wochen oder gar Monate erstrecken.
In der Regel werden bei einer ERP-Schulung nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens gleichzeitig geschult. Oftmals erhalten die Key-User des Systems eine externe Schulung von den Systemanbietern und erhalten daraufhin die Aufgabe, ihr erworbenes Wissen in ihren Abteilungen weiterzugeben und damit ihre restlichen Kollegen zu schulen.
Wartungsarbeiten und Updates
Nach der erfolgreichen Einführung Ihres ERP-Systems fällt bereits der größte Hauptkostenfaktor für Sie weg. Dennoch sollten Sie beachten, dass auch neue Softwaremodelle regelmäßig gewartet werden müssen.
In der Regel vereinbaren Sie mit Ihrem Software-Anbieter bereits im Vorfeld einen sogenannten Wartungsvertrag, bei dem die Gebühren jährlich berechnet werden. Je nach Art ihres ERP-Systems kommen neben der Wartung noch regelmäßige Updates hinzu, die im Falle einer Nutzung ebenfalls zusätzlich gezahlt werden müssen.
In manchen Fällen kann es auch zu einem sogenannten Release-Wechsel kommen-hierbei kann es auch notwendig sein, Teile der ERP-Hardware austauschen zu lassen. Ein Release-Wechsel kann zudem auch zu internen Kostenfaktoren führen, da je nach Art der Software die Mitarbeiter möglicherweise auf die neuen Änderungen geschult werden müssen.
Die Spannweite der ERP-Lösungen ist groß- von 20 Euro im Monat pro User bis hin zu sechsstelligen Bereichen werden Sie alles auf dem Markt finden.
Ungeplante Kosten einkalkulieren
Selbst wenn Sie sich im Vorfeld bereits genauestens über pauschale Kosten informiert haben, können sich auch noch Jahre später ungünstige Situationen ergeben, welche die laufenden Kosten für Ihre ERP-Lösung in die Höhe treiben. Beispielsweise kann eine erneute Einführung des Systems nach einem wichtigen Update notwendig sein oder es kommt zu anderweitigen Problematiken, für die Sie externe Anbieter engagieren müssen
Wir empfehlen daher: Es lohnt sich, einen Blick auf andere Unternehmen zu werfen und sich mit ihnen über ihre Erfahrungen auszutauschen. Eventuell erklärt sich die Firma damit einverstanden, Ihnen Einsicht in die Kostenaufstellung ihres ERP-Systems zu gewährleisten – so erhalten Sie bereits eine erste Einschätzung darüber, was für Kosten auf Sie zukommen könnten.
Auch abseits der Kostenfrage hilft der Austausch mit anderen Unternehmen, um sich über mögliche Stolperfallen und Tipps auszutauschen.
Des Weiteren empfehlen wir Ihnen bereits in der Planungsphase genügend Zeit zu investieren, um alle möglichen Risiken im Vorfeld abzuwägen – auf diese Weise vermeiden Sie hinterher böse Überraschungen.
Kosten der Migrations- und Anpassungskosten
In der Regel gilt, dass die Migrations- und Anpassungskosten erheblich von der Anzahl der Nutzer und den gewünschten Funktionen abhängig sind. Die meisten ERP-Lösungen gelten weiterhin als klassische On-Premise-Lizenzmodelle.
Dies bedeutet, dass das Unternehmen folglich eine Lizenz für das Basismodell erwirbt und für weitere Modelle und Tools, die für das Unternehmen relevant sind, zusätzlich gezahlt werden muss. Die Lizenzpreise sind dabei in der Regel nach der Anzahl der User, welche mit dem System arbeiten, gestaffelt.
Zusätzlich zu den Lizenzkosten kommen noch die Kosten der Datenmigration hinzu. Die vorhandenen Datenbeständen aus vorherig genutzten Systemen müssen in das neue ERP-System überführt und auf diese Weise an die Geschäftsprozesse angepasst werden.
Die anfallenden Kosten für die Migration und Anpassung lassen sich demnach ohne vorherige Analyse des Unternehmens nur schwer einschätzen.
Generell gilt: Je komplexer und umfangreicher die Geschäftsprozesse eines Unternehmens sind, desto höher ist der Aufwand der Datenmigration und die mit ihm verbundenen Kosten.
Releasewechsel bei ERP-Lösungen sind kostspielig
Klassische ERP-Lösungen bestehen aus sogenannten On-Premise ERP-Basissoftwaren, die durch weitere gewünschte Module und Tools für das Unternehmen ergänzt werden.
In der Regel gilt, dass sich Unternehmen und mit ihnen die neuen Aufgaben und Anforderungen stetig weiterentwickeln. Dies bedeutet, dass ein größeres Update oder die Implementierung neuer Tools für Sie im Laufe der Zeit unabdingbar wird.
Es gilt dabei, dass vor allem die Anpassung und Migration bei einem Releasewechsel die größte Vorbereitung bedarf und folglich auch als besonders kostspielig gilt. Neben den eigenen Personalkosten müssen Sie als Unternehmen dabei auch die Honorare der externen Berater in Ihren Kostenvoranschlägen mit inkludieren. Auch kann es in manchen Fällen notwendig sein, nach einem Release neue Mitarbeiterschulungen durchzuführen, welche ebenfalls mit Zeit und Geld verbunden sind.
“ERP in der Praxis”- Studienergebnisse
Wie bereits erwähnt wurde, finden sich in den meisten Beiträgen zu den Kosten des ERP-Systems nur selten konkrete Angaben. Im Jahr 2020 hat die Trovarit AG eine Studie mit über 15.000 teilnehmenden Unternehmen in der DACH-Region durchgeführt. Die Unternehmen unterschieden sich dabei hinsichtlich ihrer Größe und ihrer Branche.
In der Studie fand man dabei heraus, dass die Gesamtkosten einer ERP-Implementierung bei circa 5.917 Euro pro Arbeitsplatz liegen.
In der Studie wurden dabei sowohl die Kosten für die Hardware, für die Softwarelizenzen und für die Dienstleistungen berücksichtigt. Interessant: Je größer die Nutzerzahl im Unternehmen, desto geringer verlaufen die Kosten pro ERP-User. So ermittelte man, dass die Gesamtkosten bei kleinen Unternehmen bis 100 Mitarbeitern bei circa 6.142 Euro pro Nutzer liegen. Bei mittelständischen Unternehmen bis 500 Mitarbeitern sanken die Kosten bereits auf durchschnittlich 5.770 Euro pro Arbeitsplatz und ab einer Unternehmensgröße von 500 Mitarbeitern betrugen die Kosten pro Benutzerlizenz circa 5.313 Euro.
Interessant ist auch die Auswertung bezüglich der Budget- und Terminüberschreitungen der ERP-Softwares. So konnte man in der Studie Überschreitungen in über 50 % der ERP-Projekte feststellen. Die Budgetüberschreitung verläuft sich dabei in einem Großteil der Projekte auf 5 bis 35 %
Kostenlose ERP-Systeme
Manche Unternehmen mit internen ITlern bevorzugen es, bei einem kostenlosen Open-Source ERP-System selbst die gewünschten Programmiercodes und Tools anzulegen. Zwar gilt allgemein, dass Sie als Unternehmen auf diese Weise viel Geld einsparen können- dennoch ist es von hoher Relevanz, dass Sie als Arbeitgeber sich dabei stets im Klaren über die Unterschiede zwischen einem kostenlosen und einem gebührenpflichtigen ERP-System sein sollten.
Gebührenpflichtiges ERP-System VS. lizenzfreies ERP-System
Zeitfaktor berücksichtigen
Wenn Sie sich für ein Open-Source ERP-System entscheiden, sind Sie hingegen komplett eigenständig für Wartungen und Implementierungen der Software verantwortlich. Vor allem technische Probleme und Herausforderungen können in Unternehmen ohne Support viel Zeit beanspruchen. Und wir wissen alle: Zeit ist Geld.
Vorsicht bei versteckten Gebühren
In der Regel erhoffen sich die Unternehmen mit einer kostenlosen Open-Source ERP-Software, die anfallenden Kosten für die ERP-Einführung und Co. zu sparen.
Doch Vorsicht: Je nach Art der Open-Source ERP gibt es einige Firmen, die auch für die Bereitstellung der Open-Source bereits eine Grundgebühr verlangen.
Vorteil einer Open-Source ERP-Lösung
Neben allen Bedenken gibt es auch einige Vorteile des Open-Source ERP-Systems gegenüber dem gebührenpflichtigen System. In der Regel gilt für die kostenfreie ERP-Software eine unbegrenzte Nutzungsdauer. Auch die Tatsache, dass unbegrenzt viele Nutzer auf das System zugreifen können, ohne dass weitere Kosten anfallen-was vor allem für Unternehmen mit mehreren Vorteilen finanziell von großem Vorteil sein kann.
Grundsätzlich gilt, dass es vor allem für Unternehmen aus dem Mittelstand sinnvoll sein kann, vor der Wahl eines ERP-Systems auch einen Blick auf die kostenlosen ERP-Softwarelösungen zu werfen, wie z.B auf unser eigenes Open Source System AvERP.
Steigen die Kosten einer ERP-Lösung immer mit der Anzahl der User?
Bei vielen ERP-Lösungen, wie beispielsweise dem SaaS- oder On-Premise System gilt:
In der Regel sind in einem ERP-System jedoch stets nur ein Teil der Nutzer gleichzeitig aktiv. Viele Anbieter berücksichtigen diesen Umstand, indem sie beispielsweise unterschiedliche Lizenzmodelle anbieten.
Named User Modell
Das Named User Modell gilt für viele Unternehmen als das klassische ERP-Modell. Hier wird die maximale Useranzahl im Vorfeld bereits festgelegt. Jeder zugriffsberechtigte User ist dabei namentlich registriert und loggt sich vor der Nutzung der ERP-Lösung mit seinem Benutzernamen und Benutzerpasswort ein.
Concurrent User Modell
Beim Concurrent User Modell hingegen gibt es für die Zahl der Rechner Installationen keine Begrenzung. Hier wird im Vorfeld lediglich eine maximale Anzahl an User festgelegt, die gleichzeitig auf die ERP- Software zugreifen können.
So können beispielsweise im Unternehmen 120 User registriert sein, jedoch nur 80 User gleichzeitig mit der ERP-Lösung arbeiten. Dies bedeutet im Konkreten: Sobald sich ein 81ter User im System einloggen will, muss er warten, bis ein anderer User sich ausgeloggt hat.
Vor allem die Arbeitgeber, die über die internen Abläufe ihres Unternehmens umfassend informiert sind und die Nutzung des Systems daher im Vorfeld gut einschätzen können, können mit dem Concurrent User Modell Lizenzkosten sparen.
Fazit
Die externen ERP-Lizenzen als auch die auftretenden internen Kosten für die Implementierung einer ERP-Lösung sind oftmals vor allem für kleinere und mittelständische Betriebe nicht bezahlbar. Sogenannte kostenfreie Open Source ERP-Systeme können für Interessenten daher eine sinnvolle Alternative darstellen.
Jedoch verbergen sich auch hier verschiedene Herausforderungen und Risiken, die es im Vorfeld genauestens zu beachten gibt.
Im Allgemeinen gilt jedoch: Fordern Sie Transparenz von den ERP-Anbietern!
Auch wenn stets unvorgesehene Situationen eintreten können, können Sie mit ausreichender Transparenz und angefertigten Kostentabellen bereits einen Großteil der Kosten auf diese Weise bereits im Vorfeld in Ihrer Budgetplanung einkalkulieren!
