ERP-Auswahl

Sie haben von den vielen Vorteilen von ERP gehört und sich auf der Suche nach einem geeignetem System gemacht, sind aber mit der Auswahl der aberhunderten ERP-Systeme auf dem Markt komplett überfordert? Genau aus diesem Grund gibt es ein systematisches Auswahlverfahren, welches Sie durchlaufen können, um die ideale ERP-Software für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Im Allgemeinen profitieren Sie von jeder ERP-Software, die Sie auswählen, jedoch verfügen ERP-Systeme von verschiedenen Anbietern auch oft über verschiedene Stärken, da sie normalerweise auf spezielle Branchen zugeschnitten sind.

Insofern ist es immer wichtig, dass Sie sich nicht nur an Top-10-Listen orientieren, sondern sich auf die Suche nach einer ERP-Lösung machen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am gerechtestem wird – und wir zeigen Ihnen genau wie!

ERP Verstehen – Welche Typen gibt es?

Der erste Schritt bei Ihrem Auswahlprozess ist es zu verstehen, welche Arten von ERP-Softwares es alle gibt. Im Grunde genommen unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Arten von Lösungen:

Standardsoftware:

Diese Lösungen decken in der Regel die standardmäßigen Funktionen einer ERP-Software ab. Im Idealfall ermöglichen sie auch die Ergänzung von bestimmen Modulen und Konfigurationen, um speziellen Bedürfnissen von verschiedenen Branchen und Anwendungsbereichen gerecht zu werden.

Branchensoftware:

Bei dieser Art von Systemen wird ein größerer Fokus auf bestimmte Funktionen gelegt, die für die Branche in der diese ERP-Systeme verwendet werden am wichtigsten sind.

Individualsoftware:

Mit dieser Software erhalten Sie vom ERP-Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene ERP-Lösung. Solche Systeme sind meistens höchst spezialisiert und sind deshalb nur für bestimmte Anwendungsfälle vorgesehen. Änderungen lassen sich somit nur mit Schwierigkeiten, oder gar nicht vornehmen.

In der Regel sind Sie am besten mit einer Standard– oder Branchensoftware versorgt, da diese die wichtigsten Bedürfnisse für den Betriebsalltag allgemein, oder innerhalb Ihrer Branche abdecken. Individualsoftwares sind unter ERP-Systemen eher eine seltene Ausnahme, da geeignete ERP-Systeme bereits für die meisten Branchen bestehen und eine Individualentwicklung sehr kostspielig ist.

Der Auswahlprozess – Schritt für Schritt

Damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, welches ERP-System von welchen Anbieter Sie letztendlich implementieren wollen, müssen Sie Schritt für Schritt eine gewisse Checkliste abarbeiten. Ohne eine solche Liste, kann die Auswahl zu einer großen Herausforderung werden, doch wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Suche vereinfachen können.

Grundverständnis aneignen

Falls Sie noch nie eine ERP-Software hatten, oder es lange her ist, seitdem Sie eine in Ihrem Unternehmen implementiert hatten, sollten Sie sich mit der Thematik rund um Enterprise Resource Planning vertraut machen:

• Wie funktionieren ERP-Systeme?

• Gibt es unbekannte Wörter im Fachvokabular?

Rahmen und Ziele festlegen

Da Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen implementieren wollen, haben Sie bestimmt schon einige Ziele im Kopf, die Sie mit diesem erreichen wollen. Dennoch hilft es immer wieder sich folgende Fragen zu stellen, um ein besseres Bild von der Software zu kriegen, die man eigentlich braucht:

• Was ist Ihr Budget?

• Wie sieht der Zeitrahmen zur Einführung der Software aus?

• Was sind Ihre strategischen Ziele? (Wachstum? Engpässe beseitigen?)

• An welchen KPIs oder messbaren Kriterien machen Sie Ihren Erfolg fest?

Obwohl sich ein ERP-System für die meisten Unternehmen grundsätzlich lohnt, ist eine sehr grundlegende Frage, bevor Sie mit dem ganzen Auswahlprozess anfangen auch:

• Lohnt sich ein ERP-System überhaupt für mich?

Falls Ihr Unternehmen zum Beispiel noch sehr klein ist, sollten Sie vielleicht mit der Implementierung warten, bis Ihre Prozesse gewachsen sind, und es einfacher wird, diese durch ein ERP-System teilweise automatisieren zu lassen.

Erstellung eines ERP-Lastenhefts

Das ERP-Lastenheft ist Ihr Hauptwerkzeug und bester Freund bei der ERP-Auswahl, da Sie alle Ihre Anforderungen in dieses eintragen. Diese Anforderungen dienen dann für Sie zur Vorauswahl der Anbieter, welche Ihnen Angebote für eine ERP-Lösung machen und dient schließlich auch zu Ihrer finalen Entscheidung. Sie sollten darauf achten, dass Sie nur Ihre Prozesse und Anforderungen im Lastenheft darstellen und keine expliziten Funktionen beschreiben, die Sie brauchen werden, weil Sie sich dadurch beim Angebot des Anbieters einfach unnötig einschränken können.

Anforderungen festlegen

Als Nächstes müssen Sie sich den aktuellen IST-Zustand Ihrer Prozesse anschauen, um herauszufinden, welche Prozesse Sie damit verbessern wollen. Mit der daraus resultierenden SOLL-Definition können Sie festlegen, über welche Funktionen Ihr ERP-System verfügen sollte. Hierbei müssen Sie darauf achten, zwischen verschiedenen Prozessdimensionen zu unterscheiden:

Des Weiteren gibt es über Ihre Prozesse hinaus auch weitere Anforderungen, insbesondere technische, die Sie bei der ERP-Auswahl beachten sollten:

• Anzahl der Nutzer

• Benutzerfreundlichkeit

• IT- und Datensicherheit

• Hosting

• Weiterentwicklung

• Schnittstellen

• Leistung

• Technologien

Dies sind nur einige von vielen Anforderungen, die Sie bei Ihrer ERP-Auswahl einbeziehen sollten. Im Endeffekt lohnt es sich lieber mehr Gedanken zu machen, um spätere Fehlentscheidungen zu vermeiden und Ihre ERP-Projekte voll und ganz abzudecken.

Angebote der ausgewählten Anbieter prüfen

Der erste Schritt um potenzielle Anbieter ist eine Marktrecherche, bei der Sie selbst Informationen von Anbietern mit den Anforderungen aus Ihrem Lastenheft vergleichen und sich dabei an bestimmte Fragen orientieren können:

• Deckt das angebotene ERP-System die nötigen Funktionen ab?

• Können Sie die ERP-Software in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren? (Wie einfach/schwer wird es?)

• Ist die Software zukunftsfähig, indem Sie neue Technologien unterstützt? (z.B. KI)

• Wie skalierbar ist die ERP-Lösung?

• Kann der Anbieter des ERP-Systems Branchenerfahrung nachweisen und ist er am Markt etabliert?

Nach diesem Schritt können Sie bereits einige Anbieter aussortieren; denen, die Ihnen am meisten gefallen, können Sie Ihr Lastenheft zuschicken und Angebote einfordern. Besprechen im nächsten Schritt am besten im Team und grenzen Sie Ihre Liste immer weiter ein. Am besten ist es, wenn der Anbieter die Software vor einer vollen Implementierung ausprobieren lässt. Am Ende kann nur eine übrig bleiben – die, welche Ihnen am meisten gefällt.

Prüfen Sie die Referenzen des Anbieters

Positive Referenzen zeugen immer von guten Anbietern, weswegen Sie auch nach diesen Ausschau halten sollen. Schon an den Referenzen können Sie erkennen, ob die angebotene Software gut funktioniert, doch falls Sie einen Schritt weiter gehen wollen, können Sie den Anbieter auch immer fragen, ob Sie mit irgendwelchen Referenzkunden reden können. Es kann durchaus sein, dass Referenzkunden des Anbieters Kontakt mit Ihnen ablehnen, vor allem, wenn es sich um Konkurrenz aus der gleichen Branche handelt, doch es kann durchaus einen Versuch wert sein, diese zu kontaktieren, um sich ein paar mehr Eindrücke einzuholen. Themen, zu denen Sie Fragen stellen können, sind z.B.:

• Erfahrung mit dem Anbieter bei der Integration und Wartung

• Benutzerfreundlichkeit der Software

• Stabilität des Systems

• Spätere Eindrücke des Systems

Die finale Entscheidung

Bevor Sie sich für Ihr neues ERP-System nach dem langen Prozess der Software-Auswahl entscheiden, haben wir noch einige Ratschläge für Sie, damit Sie die bestmögliche Entscheidung treffen.

Günstig heißt nicht besser

Einer der gängigsten Fehler die, bei Vergleiche jeder Art gemacht werden, ist dass sich Nutzer oder Kunden von den günstigsten Lösungen überzeugen lassen. Selbstverständlich sind geringere Kosten vorerst sehr attraktiv, doch sagt nicht wirklich viel über die eigentliche Qualität des Produktes aus. Demnach lohnt es sich einen Mittelwert von den eingeholten Angeboten zu finden und Ausreißer nach oben und unten auszusortieren. Somit können Sie am besten vermeiden, den doppelten Marktwert zu bezahlen, oder in die Falle von Lockangeboten zu treten.

Must-Have vs. Good-to-Have

Am Ende des Tages kann man nicht alles im Leben haben, weswegen es durchaus passieren kann, dass Sie kein ERP-System finden, welches 100%ig mit allen Ihren Anforderungen übereinstimmt. Nach diesem Hintergrund bietet es sich an zwischen Anforderungen zu entscheiden, die das von Ihnen gewünschte ERP-System haben muss und welche Anforderungen es haben kann.

Usability ist wichtiger als man denkt

Auch eine Software die alle Ihre Anforderungen abhakt, kann mit dem Problem behaftet sein, dass sie nicht benutzerfreundlich ist. Falls ein System viele Funktionen hat, Sie diese jedoch nur mit großer Mühe herausfinden und verwenden können, bietet Ihnen das System doch nicht so viel wie ursprünglich gedacht. Genau diese Benutzerfreundlichkeit können Sie schnell bei Produkt-Demos erkennen, weswegen es sich immer lohnt diese zu beantragen.

Chemie zum Anbieter

Zuletzt kann auch die Chemie zwischen Ihnen und dem Anbieter eine Rolle bei dem Auswahlprozess spielen. Sie sollten immer darauf achten, dass Sie sich gut mit dem Anbieter verstehen, um später Missverständnisse und Konflikte bei der Implementierung des ERP-Systems zu vermeiden. Läuft das Verhältnis gut, ersparen Sie sich viel Ärger auf dem Weg zur höheren Effizienz.

Fazit

Im Endeffekt ist der Auswahlprozess, um ein ERP-System auszusuchen ein langer, aber notwendiger Prozess, um potenzielle Fehler bei der Auswahl zu vermeiden. Am Ende des Tages kann die Wahl des falschen Systems mehr Kosten verursachen, als eine gründliche Suche. Folgen Sie also den Schritten in unserem Leitfaden, um möglichst viele Probleme und Fehler bei der Suche zu vermeiden und erfolgreich mit einem perfekt auf Sie zugeschnittenes ERP-System in die Zukunft Ihres Unternehmens zu investieren.