ERP-Lastenheft erstellen – Wie geht man vor?

Bei der Auswahl und Implementierung eines Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systems ist ein gründlicher Planungsprozess von entscheidender Bedeutung. Eine der wichtigsten Grundlagen für den erfolgreichen Einsatz eines ERP-Systems ist das Lastenheft. Das Lastenheft dient als umfassende Spezifikation, die die Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens an die ERP-Software festlegt.

Das Erstellen eines Lastenhefts mag auf den ersten Blick wie eine komplexe Aufgabe erscheinen, aber mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung kann dieser Prozess erheblich vereinfacht werden. Hier werden wir Ihnen einen Leitfaden bieten, der Ihnen dabei hilft, ein fundiertes und präzises Lastenheft für Ihre ERP-Projekte zu erstellen.

Ein sorgfältig erstelltes Lastenheft bildet die Grundlage für die Auswahl des richtigen ERP-Systems und legt den Rahmen für eine erfolgreiche Implementierung fest. Indem Sie die Schritte in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen von einem maßgeschneiderten ERP-System profitiert, das Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und Ihr Wachstum unterstützt.

Lastenheft und Pflichtenheft: Die Unterschiede

Bei der ERP-Systemimplementierung werden oft die Begriffe „Lastenheft“ und „Pflichtenheft“ verwendet. Obwohl sie sich ähneln und eng miteinander verbunden sind, gibt es dennoch klare Unterschiede zwischen den beiden Konzepten.

Das Lastenheft konzentriert sich hauptsächlich auf die Beschreibung der Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens an das zukünftige ERP-System. Es legt fest, welche ERP-Funktionen, Leistungsmerkmale und Prozesse das System erfüllen muss, um den geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Gegensatz dazu ist das Pflichtenheft ein Dokument, das auf dem Lastenheft aufbaut und die technischen und funktionalen Anforderungen detailliert beschreibt. Es enthält spezifische Informationen darüber, wie das ERP-System die im Lastenheft definierten Anforderungen erfüllen wird. Das Pflichtenheft kann technische Spezifikationen, Datenbankstrukturen, Schnittstellenanforderungen, Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen sowie andere technische Details enthalten.

Während das Lastenheft eher aus der Sicht des Unternehmens geschrieben wird und die strategischen Ziele und Geschäftsanforderungen fokussiert, richtet sich das Pflichtenheft eher aus der Sicht des ERP-Anbieters. Es dient als Grundlage für die Erstellung von Angeboten und die technische Umsetzung des ERP-Systems.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Lastenheft und das Pflichtenheft während des ERP-Projekts miteinander verbunden sind und sich gegenseitig beeinflussen. Änderungen im Lastenheft können Auswirkungen auf das Pflichtenheft haben und umgekehrt. Eine klare Kommunikation und Abstimmung zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl das Lastenheft als auch das Pflichtenheft die Anforderungen des Unternehmens angemessen abbilden.

Indem Sie die Unterschiede zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft verstehen und beide Dokumente im ERP-Projekt richtig einsetzen, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung, die die geschäftlichen Ziele und technischen Anforderungen gleichermaßen erfüllt.

Warum ERP-Systeme?

Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Auch für KMU-Unternehmen ist ein Lastenheft von großer Bedeutung und kann ihnen helfen, ihre spezifischen Anforderungen und Ziele effektiv zu kommunizieren.

Hier sind einige Gründe, warum selbst kleine und mittlere Unternehmen von einem ERP-System profitieren können:

1. Effizienzsteigerung:

   Durch die Automatisierung von manuellen Prozessen und die Integration verschiedener Unternehmensbereiche ermöglicht ein ERP-System eine effizientere Arbeitsweise. Dies führt zu einer Zeitersparnis und reduziert potenzielle Fehlerquellen, was zu einer höheren Produktivität und Rentabilität führt.

2. Verbesserte Datengenauigkeit und -verfügbarkeit:

   Ein ERP-System zentralisiert und synchronisiert Unternehmensdaten in Echtzeit. Dadurch haben alle Mitarbeiter Zugriff auf aktuelle und genaue Informationen, was die Entscheidungsfindung verbessert und die Zusammenarbeit erleichtert.

3. Skalierbarkeit:

   ERP-Systeme bieten Flexibilität und Skalierbarkeit, sodass sie mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen können. Sie ermöglichen eine nahtlose Integration neuer Geschäftsbereiche, zusätzlicher Funktionen oder sogar internationaler Niederlassungen.

4. Verbesserte Kundenbetreuung:

   Durch die Integration von Vertriebs-, Marketing– und Kundendaten ermöglicht ein ERP-System eine ganzheitliche Sicht auf Kundenbeziehungen. Das verbesserte Kundenmanagement und die effektivere Kommunikation tragen dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

5. Compliance und Reporting:

   ERP-Systeme erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Erstellung von Berichten. Sie bieten Funktionen zur Verfolgung von Finanzdaten, zur Erstellung von Buchhaltungsberichten und zur automatisierten Einhaltung von Vorschriften, was vor allem für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen von Vorteil ist.

6. Wettbewerbsvorteil:

   In einer zunehmend digitalisierten und vernetzten Geschäftswelt kann ein ERP-System einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bieten. Es ermöglicht Unternehmen, agiler und reaktionsschneller zu sein, was sie besser positioniert, um auf Marktveränderungen und Kundenanforderungen zu reagieren.

Es ist wichtig anzumerken, dass die Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems eine sorgfältige Planung und Ressourcenallokation erfordert, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Die Bedürfnisse und Anforderungen können je nach Unternehmen variieren, daher ist es ratsam, einen maßgeschneiderten Ansatz zu wählen.

ERP-Lastenheft erstellen: Grundsätzliche Überlegungen

Vor der Erstellung eines ERP-Lastenhefts gibt es einige grundlegende Überlegungen, die ein Unternehmen berücksichtigen sollte. Es ist wichtig, sich im Voraus mit bestimmten Fragen auseinanderzusetzen, um sicherzustellen, dass das Lastenheft die spezifischen Anforderungen und Ziele des Unternehmens angemessen erfasst. Hier sind einige wichtige Fragen, die Unternehmen sich vor der ERP-Einführung stellen sollten:

Welche Geschäftsprozesse müssen abgedeckt werden?

• Welche Kernprozesse sind für das Unternehmen am wichtigsten?

• Gibt es spezifische branchenspezifische Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen?

• Welche Aufgaben sollen automatisiert oder verbessert werden?

Welche Funktionalitäten werden benötigt?

• Welche Module und Funktionen sollten im ERP-System enthalten sein? (z.B. Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung, Vertrieb, Einkauf, Produktion, CRM)

• Welche spezifischen Anforderungen bestehen in Bezug auf Berichterstattung, Analyse und Integration mit anderen Systemen?

Welche Skalierbarkeit und Flexibilität werden benötigt?

• Wie wird sich das Unternehmen in Zukunft entwickeln? Welche Wachstumspläne gibt es?

• Welche Anforderungen können sich ändern oder erweitern?

Welche Integrationen sind erforderlich?

• Gibt es bestehende Systeme oder Software, die mit dem ERP-System integriert werden müssen?

• Welche externen Schnittstellen (z.B. Banken, Lieferanten) müssen berücksichtigt werden?

Wie ist die Datenmigration geplant?

• Welche Daten müssen aus den bestehenden Systemen in das neue ERP-System migriert werden?

• Wie sollen die Datenmigration und der Datenabgleich durchgeführt werden?

Welche Benutzeranforderungen und Schulungsbedarf gibt es?

• Wie viele Benutzer werden das System verwenden und welche Rollen haben sie?

• Gibt es besondere Schulungs- oder Schulungsanforderungen für die Benutzer?

Wie ist die Budgetplanung?

• Welches Budget steht für die Implementierung und den laufenden Betrieb des ERP-Systems zur Verfügung?

• Welche Kosten sind mit der Anschaffung, Implementierung, Anpassung und Wartung des ERP-Systems verbunden?

Diese Fragen dienen als Ausgangspunkt für die Erstellung eines umfassenden ERP-Lastenhefts. Indem Unternehmen diese Überlegungen im Vorfeld klären, können sie sicherstellen, dass das Lastenheft Anforderungsprofil des Unternehmens genau widerspiegelt. Dies legt die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Implementierung und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.

Der Aufbau und Inhalt eines ERP-Lastenhefts

Ein ERP-Lastenheft sollte einen klaren und strukturierten Aufbau haben, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Im Allgemeinen umfasst es folgende Bereiche:

1. Strukturierung des Lastenhefts

   Um ein erfolgreiches ERP-Projekt zu gewährleisten, ist es unerlässlich, eine klare Struktur für das Lastenheft zu erstellen. Eine solche Strukturierung spielt eine entscheidende Rolle für die Lesbarkeit, Klarheit und Nachvollziehbarkeit der enthaltenen Informationen. Zudem erleichtert sie die Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten und trägt maßgeblich zur Erreichung der definierten Ziele bei.

2. Beschreiben Sie Ihr Unternehmen:

   Um den ERP-Anbietern eine bessere Grundlage für die Anpassung der Lösung an Ihre Bedürfnisse zu bieten, empfiehlt es sich, mit einer umfassenden Beschreibung Ihres Unternehmens zu beginnen. Diese Beschreibung sollte die Unternehmensziele, die Organisationsstruktur und die Geschäftstätigkeit beinhalten.

   Geben Sie außerdem eine detaillierte Darstellung Ihrer Produkte und Dienstleistungen sowie des Marktes, in dem Sie tätig sind. Hierbei ist es wichtig, einen Überblick über Ihre Kunden, Wettbewerber und die aktuellen Trends in Ihrer Branche zu geben. Durch diese Informationen sind die Software-Anbieter in der Lage, die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen Ihres Unternehmens zu erkennen.

   Stellen Sie dabei besonders Ihre Stärken und Alleinstellungsmerkmale im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern heraus. Dies kann Aspekte wie Qualität, Kundenservice, Innovation oder technologische Expertise umfassen. Diese Informationen ermöglichen es den ERP-Anbietern, Ihre spezifischen Anforderungen besser zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.

3. Identifikation der Anforderungen von Mitarbeitern

   Um diejenigen Mitarbeiter zu identifizieren, die vom ERP-System betroffen sind, ist es ratsam, eine umfassende Liste der internen und externen Mitarbeiter zu erstellen. Ermitteln Sie die Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter, indem Sie Interviews, Workshops oder Umfragen durchführen, um ein besseres Verständnis für ihre Bedürfnisse zu bekommen.

4. Aktuelle IT-Landschaft:

   Beschreiben Sie Ihre vorhandene IT–Infrastruktur und Systemlandschaft, einschließlich der verwendeten Software und Hardware. Dies beinhaltet sowohl Informationen über die verwendete Software als auch die Hardware. Darüber hinaus ist es wichtig anzugeben, wie viele Benutzer die aktuellen Systeme nutzen und wie sie genutzt werden.

5. Definition der Ziele und Anforderungen

   Um die Hauptziele des ERP-Systems für Ihr Unternehmen zu identifizieren, ist es wichtig, eine genaue Bestimmung vorzunehmen. Mögliche Ziele könnten die Verbesserung der Effizienz, die Optimierung der Prozesse oder die Integration verschiedener Abteilungen sein.

   Nachdem die Hauptziele festgelegt wurden, sollten Sie eine umfassende Liste von Anforderungen erstellen, die das ERP-System erfüllen muss, um diese Ziele zu erreichen. Dabei sollten sowohl funktionale Anforderungen (z. B. Buchhaltung, Inventarverwaltung, Produktionsplanung) als auch nicht-funktionale Anforderungen (z. B. Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit) berücksichtigt werden.

   Es ist wichtig, jede Anforderung detailliert zu beschreiben und klare und präzise Formulierungen zu verwenden. Dadurch können ERP-Anbieter die Anforderungen besser verstehen und auf dieser Basis ein maßgeschneidertes Angebot erstellen.

6. Festlegung des Umfangs

   Definieren Sie den Umfang des ERP-Systems. Überlegen Sie, welche Module und Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Dabei sollten Sie die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens berücksichtigen.

   Neben den Modulen und Funktionen sollten Sie auch die Reporting-Anforderungen Ihres Unternehmens definieren. Überlegen Sie, welche Arten von Berichten und Analysen Sie benötigen, um Ihre Geschäftsentwicklung zu verfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies kann beispielsweise Finanzberichte, Verkaufsberichte, Lagerbestandsanalysen oder Lieferkettenberichte umfassen.

7. Zeitplanung und Budget:

   Geben Sie einen Zeitrahmen für die ERP-Implementierung an, einschließlich wichtiger Meilensteine und Zeitpläne für die einzelnen Phasen des Projekts. Dies hilft den ERP-Anbietern, den Umfang des Projekts zu verstehen und die Implementierung entsprechend zu planen.

   Die Festlegung eines Budgets ist entscheidend, um die finanzielle Durchführbarkeit des ERP-Projekts zu gewährleisten. Das Lastenheft sollte klare Informationen über die erwarteten ERP-Kosten und das zur Verfügung stehende Budget enthalten. Dies ermöglicht es den Entscheidungsträgern, die finanziellen Ressourcen angemessen zu planen und sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt.

8. Ansprechpartner:

   Nennen Sie die Projekt–Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen, die für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den ERP-Anbietern verantwortlich sind. Geben Sie deren Kontaktdaten und Zuständigkeiten an, um einen reibungslosen Informationsaustausch während des gesamten Projekts sicherzustellen.

9. Validierung des Lastenhefts

   Überprüfen Sie das Lastenheft auf Vollständigkeit und Konsistenz. Stellen Sie sicher, dass alle Ziele und Anforderungen abgedeckt sind und keine Widersprüche bestehen. Lassen Sie das Lastenheft von den relevanten Mitarbeitern überprüfen und validieren. Berücksichtigen Sie ihr Feedback und passen Sie das Lastenheft gegebenenfalls an.

Ein gut strukturiertes ERP-Lastenheft mit klaren und umfassenden Informationen bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP–Implementierung und erleichtert den Auswahlprozess des geeigneten ERP-Anbieters.

Fazit zum ERP-Lastenheft

Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die ein ERP-System einführen oder aktualisieren möchten. Das Lastenheft dient als umfassendes Dokument, das die Anforderungen, Ziele und Erwartungen des Unternehmens klar definiert und als Leitfaden für den Auswahl- und Implementierungsprozess dient.

Ein gut erstelltes ERP-Lastenheft bietet zahlreiche Vorteile. Es schafft Klarheit und einheitliches Verständnis sowohl innerhalb des Unternehmens als auch gegenüber des ERP-Anbieters. Des Weiteren ermöglicht es eine fundierte Entscheidungsfindung bei der ERP-Auswahl und bietet eine solide Grundlage für die Implementierung.

Darüber hinaus hilft das Lastenheft, Risiken zu minimieren, den Projektfortschritt zu überwachen und die Einhaltung von Budget und Zeitplan sicherzustellen. Es fördert die effiziente Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und trägt dazu bei, dass das ERP-System den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Die Lastenheft Erstellung erfordert Zeit, Ressourcen und eine gründliche Analyse der Unternehmensanforderungen. Es ist jedoch eine Investition, die sich auszahlt, da sie dazu beiträgt, dass das ERP-System den gewünschten Mehrwert bietet, die Geschäftsprozesse optimiert und das Wachstum des Unternehmens unterstützt.

Indem Unternehmen die von uns vorgestellte Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen, können sie ein fundiertes und aussagekräftiges ERP-Lastenheft erstellen und somit die Erfolgschancen ihrer ERP-Implementierung signifikant steigern.